Bylaws - Souhegan Valley Food COOP

Bylaws - Souhegan Valley Food COOP

Bylaws of the Souhegan Valley Food Co-op, Inc    Article I: Organization  1.1 ​Name​. The name of the organization shall be Souhegan Valley Food Co-op...

47KB Sizes 0 Downloads 12 Views

Recommend Documents

Solstice Seeds - Upper Valley Food Coop
be more widely grown. It is subtle and luxurious simply steamed in butter, or—to gild the lily—in a cream sauce. Thi

Non Food - Coop
Medieninformation. Basel, 7. Juni 2010. Exemplarische Europreisabschläge Food / Non Food. Artikelbezeichnung. Land. Pre

Bylaws of Chariton Valley Telephone Corporation
Apr 15, 2017 - A patron is any entity which purchases local telephone service from the Cooperative entitling the patron

Feb 18, 2016 - of the Democratic Party, to develop leadership, to increase Party ... This Club shall be a member of the

Littleton Food Co-op Expansion - Littleton Coop
Littleton Food Co-op. Expansion. MEMBER ... ▷Bulk Foods (liquid and nut butters). ▷Wellness and Natural ... ▷Whole

Coop Deals - People's Food Co-op
at WWW,, and check out ... When you buy delicious, healthy food at the co-op, you're .... Epic's W

Corporate Acquisitions and the Coop Food Supply - Park Slope Food
Nov 9, 2017 - of the Amazon-Whole Foods relationship, and what it might mean for local, organic farms and the Park Slope

Member Guide - East End Food Coop
Thank you for the investment of your share in East End Food Co-op! As a member .... These techniques do not fundamentall

Reflecting On 40 Years Of Coop History - Park Slope Food Coop
Nov 28, 2013 - The General Meeting of the Park Slope Food Coop is held on the last Tuesday of each month. The December G

Judged Extremely Uncooperative, Four - Park Slope Food Coop
May 12, 2016 - show Broad City, one of the ..... Co-op at 18 Putnam Ave. served as the location for an episode of Broad

Bylaws of the Souhegan Valley Food Co-op, Inc    Article I: Organization  1.1 ​Name​. The name of the organization shall be Souhegan Valley Food Co-op (henceforth designated in  this document as “the Co-op”). 

1.2 ​Ownership and Purpose​. The Co-op shall be owned by its members and shall operate for the  primary and mutual benefit of its members and its community, in accordance with the following cooperative principles:  1.2.1. ​Open Membership​: Without gender, social, racial, political, or religious discrimination.  1.2.2. ​Democratic Member Control​: One vote for each Member, with no proxy votes.  1.2.3. ​Member Economic Participation​: Members contribute equitably to the capital of the  Co-op and  decide how to allocate any surplus income.  1.2.4. ​Autonomy and Independence​: No agreements with outside entities that fail to ensure democratic  control of the Co-op by its Members.  1.2.5. ​Education, Training, and Information​: Members, Directors, and employees can contribute to the  development of the Co-op and inform the general public about the nature and benefits of cooperation.  1.2.6. ​Cooperation among Co-ops​: Strengthening the Co-op movement by working together through  local, regional, national and international alliances.  1.2.7. ​Concern for Community​: By working to assure it thrives and is developed sustainably 

Article II: Membership 

2.1 ​Eligibility​. Membership in the Co-op shall be open to any individual who is in accord with its purposes and is willing to accept the responsibilities of membership.  2.2 ​Admission​. Any eligible person may be admitted to membership upon submitting an application and  investing equity in an amount and on such terms as determined by the Board of Directors. 

2.3 ​Rights​. Members have the right to elect the Co-op’s Board of Directors, to attend meetings of the  Board, to receive notice of and attend membership meetings, to petition as described in these bylaws, and to approve amendments to these bylaws. Each member shall have one vote and no more on all matters  submitted to members. All rights and responsibilities of members are subject to the bylaws as they may b amended from time to time. 

2.4 ​Responsibilities​. Members shall keep the Co-op informed of any changes in name or current address,  and shall abide by these bylaws and the policies and decisions of the Co-op or the Board. All members a encouraged to participate in the business processes of the Co-op as owners in good standing. 

2.5 ​Termination of Membership​. A member may terminate his or her membership voluntarily at any time  by written notice to the Co-op. Membership may be terminated involuntarily by the Board for cause after th member is provided fair notice of the reasons for proposed termination and has an opportunity to respond in person or in writing. Cause may include intentional or repeated violation of any provision of the Co-op’s bylaws or policies, actions that will impede the Co-op from accomplishing its purposes, actions or threats  that adversely affect the interests of the Co-op or its members, willful obstruction of any lawful purpose or

activity of the Co-op, or breach of any contract with the Co-op. 

2.6 ​Return of Equity​. Equity shall be returned upon termination of membership in the Co-op, under terms  determined by the Board, provided that the Board has determined that the equity is no longer necessary fo the reasonable or prospective capital needs of the Co-op. 

2.7 ​Unclaimed Property.​ As referenced in the membership agreement: If a patron moves and leaves no  forwarding information, after making a good faith effort over the course of two years, the co-op will transfe any unclaimed property belonging to that patron to the Community Fund as described in section 5.3 of the bylaws. 

2.8 ​Transferability​: Membership rights and equity may be transferred by submitting such request in writing  to the Board. As with return of equity, such transfer is subject to approval by majority vote of the directo and as required by law.  Article III: Member Meetings 

3.1 ​Annual Meeting​. A membership meeting shall be held each year at a time and place to be determined  by the Board. The purpose of such meetings shall be to hear reports on operations and finances, to revie issues that vitally affect the Co-op, and to transact such other business as may properly come before the  meeting. 

3.2 ​Special Meetings​. Special meetings of the membership may be called by the Board, either by decision  of the Board or in response to a written petition of 20% of the active members only to give advisory  direction to the Board.  

3.3 ​Notice of meetings​. Notice of the date, time, place and purpose of each meeting of the membership  shall be posted in a conspicuous place at the Co-op and communicated to members not less than four (4) weeks prior to the date of the meeting. 

3.4 ​Voting.​ Voting shall be accomplished through methods and means established by the Board. Notice of  the vote shall be posted in a conspicuous place at the Co-op and communicated to members not less tha four (4) weeks prior to the end of the election period. Unless otherwise stated in the articles of  incorporation, or these bylaws, or required by law, all questions shall be decided by the majority vote of t members voting thereon. Proxy voting is not allowed.  3.5 ​Quorum.​ At any meeting of the members, or for any vote of the members, a quorum necessary for  decision-making shall be 5% of the total number of members.  ARTICLE IV: Board of Directors 

4.1 ​Composition of the Board​. The Board of Directors (“the Board”) shall be composed of no fewer than  five (5) directors in the first year. Thereafter the Board shall be composed of at least five (5) and no more than nine (9) directors as determined by the Board, elected from among Co-op members aged 18 years or  older. No more than 45% of a sitting Board may be comprised of either vendors or employees.  The Board shall have full power to govern the Co-op, including but not limited to hiring management, 

evaluating its performance, and assuring that the mission of the Co-op is carried out.    4.2 ​Terms and Elections​. Elections shall occur annually, in a manner prescribed by the Board. All  elected Directors shall serve a term of three (3) years and shall serve staggered terms so that  approximately one-third (1/3) of the Board is elected each year. No Director may serve on the Board for  more than three (3) consecutive terms.  4.3 ​Responsibilities. ​The Board shall act for the Co-op to:  4.3.1. Engage a general manager of its business and determine manager’s duties and compensation.  4.3.2. Ensure that business is conducted in accordance with these bylaws.  4.3.3. Oversee the financial condition of the Co-op.  4.3.4. Maintain a direct and vital connection with other cooperative organizations.  4.3.5. Foster enthusiasm for cooperative effort among staff and members.  4.3.6. Determine special committees of the Co-op and designate their Chairs, who shall select additional  committee members. Each committee member shall serve for one (1) year, unless otherwise specified.  4.4 ​Vacancies​. Any vacancy among Directors elected by the members may be filled by appointment by the Board. A Director so appointed shall complete the pertinent term. 

4.5 ​Removal​. A Director may be removed by decision of 2/3 of the remaining Directors for conduct contrar to the Co-op or failure to follow Board policies. 

4.6 ​Meetings​. The Board shall hold regular meetings at such time and place as it shall determine, and all  Directors shall be notified in writing of said meeting at least ten (10) days in advance. The time and place all meetings shall be posted in a conspicuous place at the principal offices of the Co-op not more than on day after calling of the meeting. Meetings shall be open to all members unless the Board decides to go in executive session regarding confidential matters such as: labor relations or personnel issues; negotiation o a contract; discussion of strategic goals or business plans, the disclosure of which would adversely impac the Co-op’s position in the marketplace; and/or discussion of a matter that may, by law, be considered  confidential.  4.7 ​Quorum​. A majority of the current Directors shall constitute a quorum and no decisions will be made  without a quorum. 

4.8 ​Conflicts of Interest.  ​Directors shall be under an obligation to disclose their actual or potential  conflicts of interest in any matter under consideration by the board. Directors having such a conflict shall  absent themselves from discussion and decision of the matter unless otherwise determined by the Board.  

4.9 ​Officers​. The Board will designate officers according to the requirements of state law and as necessary for the effective conduct of Board business. 

4.10 ​Indemnification​. The Co-op shall indemnify and reimburse each present, past and future Director and  officer for any claim or liability (including expenses and attorneys fees actually and reasonably incurred in  connection therewith) to which such person may become subject by reason of being a Director or officer. 

Such indemnification shall be made only if it is determined by the Board that the Director or officer acted  good faith in the reasonable belief that his or her action was in the best interests of the Co-op, or as  otherwise allowed by law.      ARTICLE V: Net Savings, Patronage Records and Refunds 

5.1​ Net Savings ​ Within six (6) months of the close of each fiscal year, a certified public accountant shall  calculate net savings in accordance with NH law. An amount of not less than 10% of net savings,  contributions and other funds shall be set aside for the Board to determine an annual allotment to the  reserve fund. The reserve fund shall be used in the general conduct of business, and shall be the indivisib property of the Coop as a whole.    5.2 ​Patronage Records ​. The Coop shall keep accurate records of Members and Nonmembers  Patronage for the purpose of determining patron refunds and other purposes.    5.3 ​Distribution of Patronage Refunds ​. By obtaining or retaining membership in the Coop, each  member  consents to take into account, in the manner and to the extent required by federal and state tax law, any  patronage refund received from the Coop. Patronage refunds shall be allocated and distributed to members within eight and a half months following the close of the fiscal year. . Patronage refunds may be distribute in the form of cash, store credits or patronage equity in the manner determined from time to time by the  Board. The Board may by policy give members an option to elect whether patronage refunds will be  allocated to each member’s internal account, or at the member’s request may be allocated to a Community Fund to offset the cost of membership for others in the community. No dividends shall be paid on any  patronage equity.     5.4 ​Allocation of Net Loss ​If the Coop should incur a net loss in any fiscal year, said loss shall be  charged against retained reserve funds or net savings of the Coop. If the loss exceeds reserves, the Board may determine the amount to be carried forward to offset adjusted net earnings of subsequent fiscal years   ARTICLE VI: Dissolution 

6.1 ​Asset Distribution​: The Co-op may be dissolved upon a decision of the Board and a two-thirds (2/3)  vote of the members who participate in the vote. Upon dissolution of the Co-op, its assets shall be  distributed in the following manner and order: (i) by paying or making provision for payment of all liabilitie and expenses of liquidation; (ii) by redeeming any equity investment accounts which, if they cannot be pai in full, shall be paid in the order of the oldest outstanding amounts; (iii) excess proceeds remaining after  payment of patrons’ equity must be paid to patrons on the basis of patronage over a reasonable historical period (which may be determined by the board at the time of dissolution). 


7.1 ​Amendments​. These by-laws may be amended or repealed in whole or in part by a two-thirds (2/3)  majority of the Board members. An amendment may be proposed by decision of the Board or by petition  at least five percent (5%) of active members. The proposed amendment shall be publicized to the  membership not less than four (4) weeks prior to the voting process, which shall be held at a time and in manner determined by the Board.  Reviewed, revised and adopted by the Provisional Board on September 15, 2015