Textbook Affordability Workgroup - Wright State University

Textbook Affordability Workgroup - Wright State University

Textbook Affordability Workgroup  Report and Recommendations   Last Updated:  August 17, 2017  Summary:  In response to student and faculty leadership...

194KB Sizes 0 Downloads 7 Views

Textbook Affordability Workgroup  Report and Recommendations   Last Updated:  August 17, 2017  Summary:  In response to student and faculty leadership resolutions, a working group was formed to  address the issue of textbook affordability and access to course materials. Representatives of  several campus stakeholders met weekly over the course the summer and developed several  key strategies and initiatives which are outlined in this report.    Background:    The issue of textbook affordability has had a presence in both institutional and legislative  literature. Title 1, Section 133 of the federally enacted Higher Education Opportunity Act  (2008)1 requires institutions receiving federal financial aid to disclose required and  recommended textbooks as soon as practicable upon the request of a contractually affiliated  college bookstore and not later than the time at which students can first begin to register for a  course. U.S. Senate Bill S.21762, the Affordable College Textbook Act was introduced in 2015  and referred to the Committee on Health, Education, Labor, and Pensions.     Many states, including Ohio, have considered or are considering guidelines and  legislation pursuant to reducing textbook costs and increasing access to affordable course  materials. The Ohio Task Force on Affordability and Efficiency, established by Governor Kasich’s  executive order 2015‐01K3, has recommended that all institutions of higher education in Ohio  explore means of reducing the cost of textbooks and report annually on their progress in that  area4.     At the institutional level, many colleges in Ohio have made commitments and undergone  measures to address the textbook affordability issue. In February of 2017, the Student  Government Association (SGA) of Wright State University (WSU) adopted a resolution5 that  recommended the creation of a Textbook Committee and urged faculty to consider less costly  materials. In March, WSU’s Faculty Senate was presented with a resolution6 from the                                                          1

https://www.gpo.gov/fdsys/pkg/PLAW-110publ315/pdf/PLAW-110publ315.pdf  https://www.congress.gov/bill/114th‐congress/senate‐bill/2176/text   3  https://www.ohiohighered.org/sites/ohiohighered.org/files/uploads/affordability‐efficiency/Executive‐ Order_2015‐01K.pdf   4  https://www.ohiohighered.org/sites/ohiohighered.org/files/uploads/affordability‐efficiency/Action‐Steps‐to‐ Reduce‐College‐Costs_100115.pdf   5   https://www.wright.edu/sites/www.wright.edu/files/uploads/2017/Mar/meeting/EC_Agenda_2017_03_Final_Pri nt_v2_0.pdf   6   https://www.wright.edu/sites/www.wright.edu/files/uploads/2017/Mar/meeting/WSUTextbookresolution_2017_ 03March.pdf   2


Undergraduate Student Success Committee (USSC) urging the timely adoption of textbooks and  the submission of a report concerning the development of additional cost reduction strategies  to the Senate at its first meeting of the fall semester of 2017.    Over the summer of 2017, a working group was formed consisting of Wright State  University faculty, student leaders, administrators and representatives from the Barnes and  Noble campus bookstore. Team members included David Baugham (SGA), Thomas Fenton  (English), Jennifer Gebhard (Campus Book Store), Carol Herringer (History), Dan Krane  (Biological Sciences), Nova Lasky (Business and Finance), Jamie Norris (Business Services),  Austin Rains (SGA), and Craig Woolley (Computer and Technology Services). The group  employed a cross functional team approach to develop and consider strategies related to  textbook affordability. These strategies were assessed according to their quality and efficiency,  and then prioritized based on an effort/impact model.    Textbook Costs  According to a National Association of College Stores (NACS) survey, students spent $579 on 10  required course materials during the 2016‐2017 academic year compared to the $602 spent on  course materials in the 2015‐16 academic year7. The reduction in expenditures is reflective of a  change in consumer behavior. According to Student Watch™: Attitudes and Behaviors toward  Course Materials: 2016‐2017 Report, “They’re not buying less, they’re shopping smarter.  Students are comparing prices and taking advantage of a number of cost‐saving options  available at their campus store, such as used books, rentals, and electronic materials.” This  recent reduction is marginal in comparison to the historical inflation that textbook prices have  undergone over the past several decades. Between 1998 and 2014, textbook costs have  increased by 164%, more than the cost of medical care and new homes, and since 1978 text  books have increased in price by 945%8.      Wright State university students spend an average textbook cost of $66.40 in comparison  to the Ohio average of $74.99.    WSU Estimated Average Book Costs for the 2016‐17 Academic Year for Several High‐enrollment  Majors   College  UG Major  Avg Book Per Credit  Required Course Yearly  Hour  Total Book Cost   RSCOB  ACC  $97.82  $1,467.28  CEHS  Org Leadership  $31.83  $477.45  CECS  Mec EGR  $40.70  $610.55  COLA  ENG  $28.59  $428.80  CONH  Nursing   $21.84  $283.95  COSM  Bio Sci  $17.84  $285.45                                                            7

 http://www.nacs.org/research/studentwatchfindings.aspx    https://www.insidehighered.com/news/2015/08/04/era‐400‐college‐textbook‐affordability‐initiatives‐take‐ utilitarian‐approach   8

Book Type Purchase Option Availability

   Textbook Options/Formats  Several options may be available regarding the format for WSU course materials.     Barnes and Noble bookstore offers 4 platforms for course materials:      Interactive – Digital access codes that contain interactive learning tools and digital  versions of text   Custom ‐ Faculty chose select titles from a book and use a custom print of a book giving it  a unique ISBN.    Coursepack—Faculty created notes. Lab manual or possibly a reprint of an out of print  book.   Bundle‐A book/code bundle or a multi‐book value package. These are generally new only  due to multiple books/or one time use code included.      Textbook and course materials can also be acquired using Yuzu, the bookstore’s digital  platform. Ebook formats of course content chosen by faculty are automatically provided as an  option to students if that format is available. Ebook rentals are the most popular student  savings option with savings up to 80%.      Fall 2017 Book Data      Interactive  Custom  Coursepack  Bundle  titles  46  40  10  129  %  3%  3%  1%  9%  Units  1,800  4,472  789  5,936  %  4%  10%  2%  14%  New Text Equiv.  $192.7K  $335.0K  $10.3K  $790.6K  %  6%  10%  0%  24%        Rental  Yuzu  titles  46  40  %  3%  3%  Units  1,800  4,472  %  4%  10%  New Text Equiv.  $192.7K  $335.0K  %  6%  10%       

  Textbook Adoptions  The Higher Education Opportunity Act requires course materials to be adopted by the time the  course is available for students to register. Timely adoption is a factor to reducing costs for  students as it allows for greater rental and used purchasing inventory. For Fall 2016, Wright  State’s adoption rate at the time at which students could first register for classes (March 24)  was 32.9%. By the first day of classes, the rate was 100% (and 65.3% of courses had no  textbook). For Fall 2017, the adoption rate at the time when students could first register was  46.8%.    According to recent student survey, 48% of respondents reported that they did not have  all of their textbooks and course materials by the first day of class. 58% of those cited the desire  to “check with the professor first” as their reason for not purchasing course materials.    FacultyEnlight  Textbook and course materials can be ordered through FacultyEnlight, which is a resource that  allows instructors and staff to research and compare costs. WSU has a total of 1,824  FacultyEnlight accounts. Only 28% of these accounts are active, and yet 80% of WSU’s textbook  adoptions are submitted through FacultyEnlight.      Effort/Impact Prioritization of Strategies:    The following strategies were explored by the working group and are expected to have a high  impact and require low to medium effort:    Encourage  use  of  Inclusive  Access  model:  Under  the  Inclusive  Access  delivery  model,  students pay a set fee (the lowest single price point available, often 50 to 70% off list and  less  than  wholesale)  that  is  negotiated  between  an  institution’s  bookstore  and  the  publisher. Course materials are delivered to students on  or before the first day of  the  course (depending on format). The materials fee is billed through the Bursar along with  tuition and course fees. Striking increases in student success have been seen for courses  that participate in Inclusive Access programs.    Auto‐adopt  textbook  adoption  policy:  Courses  that  have  been  taught  by  the  same  instructor  in  the  previous  two  years  will  automatically  adopt  the  previously  used  text  unless the instructor opts‐out or selects a different text before the adoption deadline.    Educational  Activities/Initiatives:  The  bookstore  will  coordinate  and  collaborate  on  activities and initiatives that increase faculty and student awareness of textbook tools,  information, and cost savings strategies. These include: Training and information sessions  on FacultyEnlight, visits to department meetings to share information and best practices,  messaging  on  use  of  FacultyEnlight  included  in  department  chair  course  scheduling  communications, and print materials outlining cost‐saving strategies for faculty, students,  and bookstore administration. 

  The working group concluded that the following strategy would be likely to have a high impact  and require medium effort:    Encourage  use  of  Open  Educational  Resources  (OER)  Courseware  for  eligible  courses:  Barnes and Noble offers OER courseware for 10 high‐enrollment courses that is low‐cost,  customizable by the instructor, and includes analytics tools to track student progress. One  of the ten BNED OERs is being used for a high‐enrollment course (BIO 1120) in the fall of  2017 and the change from the book used the previous years will result in a savings to  WSU of at least $100,000. Miami University and Ohio University have incentivized faculty  to adopt and adapt OER materials through professional development grants.    The following strategies were explored by the working group and expected to have a medium  impact and require low effort:    Adoption  lunch/event  for  faculty  of  highest‐enrollment  courses/highest‐cost  course  materials:  Barnes  and  Noble  hosts  a  textbook  adoption  lunch/event  aimed  at  on‐time  adoption,  use  FacultyEnlight  for  textbook  comparison/selection,  and  promotion  of  format/delivery  options.  Targeting  these  faculty  impacts  to  the  greatest  number  of  students and allows for more targeted support.    Barnes and Noble provides incentives to departments for on‐time and/or cost reduction  targets: An incentive such as store credit, additional discount, or merchandise is offered  to  departments  that  achieve  a  target  percentage  of  on‐time  adoptions  or  percent  reduction in cost of course materials.    The following strategies were explored by the working group and expected to have a medium  impact and require medium effort:    Standardized  utilization  of  department  coordinator  for  book  orders:  The  role  of  department  book  coordinator  will  be  established  and  standardized  for  each  academic  department. The person assuming this role will serve as the liaison/communication hub  between the bookstore and department faculty, will complete textbook selections (when  applicable), and will track course material selections to ensure timely adoption.    Data‐sharing  of  historical  cost  of  materials  by  course/department:  Historical  data  on  course material pricing (all formats) for all department courses will be provided to the  department  chair  and  faculty  to  bring  awareness  to  similarities/differences  in  cost  between course sections and overall costs assumed by students in department programs.    Student surveys related to satisfaction/use of materials: Student Government will survey  students (on an ongoing basis) on the use and satisfaction of course materials. Surveys  may be segmented to provide comparison of different formats/delivery models such as 

First  Day  and  OER  Courseware.  This  information  will  be  aggregated  and  presented  to  faculty.    Encourage Ohio legislators to make textbooks exempt from sales tax: The Ohio Faculty  Council will encourage extension of textbook affordability measures to the state level in  the form of a sales tax exemption for textbook purchases, saving students 5.75% for every  in‐state retail purchase.    The following strategies were explored by the working group and expected to have a low impact  and require low effort:    Student Government recognizes departments with high on‐time adoption rates: Student  Government  will  select  a  public  format  to  recognize  departments  that  have  aided  in  textbook affordability efforts by achieving high rates of on‐time adoptions.    Encourage  faculty  to  donate  unwanted  exam  copies  to  University  Libraries:  Student  Government  and  University  Libraries  will  collaborate  to  encourage  faculty  to  donate  unwanted exam copies of textbooks to the University Libraries for access/use by students  rather than selling the materials to textbook buyers.    The working group concluded that the following strategy would be likely to have a low impact  and require medium effort:    WSU‐specific textbook information/statistics page: The bookstore will host a web page  with Faculty Enlight information, general textbook information, FAQs, and WSU‐specific  metrics on key data points such as average cost, on‐time adoption rates, format purchase  breakdowns, etc.     The  following  strategies  were  identified  as  potentially  impactful  future  efforts,  but  not  well‐ suited for implementation at this time:    Course  transformation  grants:  Grants  are  awarded  to  instructors  who  significantly  transform a course curriculum to adopt lower‐cost course materials such as e‐books or  open‐source materials.     Faculty‐generated materials: Faculty are incentivized or given grant awards to develop  course materials to be used at low‐ or no‐cost to WSU students. These materials could  also be commercialized or provided as OER materials to other institutions.    Student  book  exchange  co‐op:  Students  could  develop  an  online  forum  for  book‐ sharing/exchange.    Addition of course materials language to Essential Teaching Behaviors section of the WSU‐ AAUP  Collective  Bargaining  Agreement:  Section  of  the  Collective  Bargaining 

Agreement is amended to include timely adoption of materials and/or engaged use of  required course materials in the “essential teaching‐related behaviors.”    Recommended Strategies:    Inclusive Access Model    General description:  A course fee model.  Students pay a set fee (the lowest single price point  available, often 50 to 70% off list and less than wholesale) for all educational resources  associated with a set of courses that are part of the Inclusive Access program.  The fee is  collected by the institution’s bursar and textbooks are waiting for the student in the campus  bookstore (or are available digitally through the institution’s learning management system)  before the first day of class. Striking increases in student success have been seen for courses  that participate in Inclusive Access programs.    Faculty perspective:  Faculty interested in the Inclusive Access program for their courses would  be informed in advance of the textbook adoption deadline what textbooks would be available  for them to adopt as part of the program.  If they adopt one of the available books before the  adoption deadline, students will be provided that book for the negotiated price.  They are also  free to choose a textbook that is not part of the Inclusive Access program in the same way that  they have always chosen books (albeit at a significantly higher cost to students).  The  convenience and lower cost makes it very much more likely that students will have all  educational materials in hand at the very beginning of the course.    Student perspective:  By federal law, students may opt‐out of an Inclusive Access program for  any course (meaning, that they could choose to not pay the set Inclusive Access fee for the  course and purchase the textbook in any other way or not purchase the book at all).   Purchasing books through an Inclusive Access program brings a number of conveniences to  students including: not having to spend time shopping for the lowest priced books, being  certain that they will have the editions/formats that they need on the first day of class, being  able to budget a fixed cost for books, and facilitating the use of financial aid to pay for  instructional materials.    Bookstore perspective:  Can be made responsible for negotiating and setting terms with all  participating publishers.  The more courses participating in the Inclusive Access program  (including across institutions as part of a consortium), the better the leverage for negotiating  lower textbook costs with individual publishers [e.g. “These five institutions have a combined  total of 100 courses with an average of 100 students each for which they are willing to pay $70  per student per class for all required educational materials.  What book options (including  eBooks, rental, and new) would you be willing to provide at that price for each of these  courses?”].  Coordination with the WSU administration (the Bursar, Registrar, Financial Aid,  Banner) will be required for implementation.   

Publisher perspective:  Publishers currently expect to realize less than 40% of sales for courses  where faculty require students to purchase a given text.  Institutions using an Inclusive Access  typically result in 99 to 100% of students purchasing a course’s textbook.  Facilitates a transition  to digital content.     

Auto Adopt    General description:  Faculty who have taught a specific course within the past two years  would be automatically assumed to prefer the same textbook/edition they used the last time  they taught that course.  Faculty interested in using a different book/edition would need to  identify their text of choice prior to the date that students can first begin to register for the  course.  Notifications are sent by the bookstore at the time that department chairs make  teaching assignments and again two weeks prior to the deadline for adopting an alternative  textbook.    Faculty perspective:  Faculty can continue to choose textbooks as they currently do but would  only need to take action if they decide to use a different book/edition than the last time they  taught a course within the past two years.  No text would be automatically adopted for courses  that the faculty member had not taught in the past two years.  Changing an adoption after the  deadline has passed should be discouraged (even in the absence of an auto‐adopt policy) due  to significant costs and inconveniences to students and the bookstore/institution.    Student perspective:  The timely adoption of textbooks can allow students to purchase  textbooks at a significantly lower cost (e.g. by affecting the supply of used textbooks through  the purchase of used books or the retention of rentals by their institution’s bookstores and  time to comparison shop) without compromising quality of instruction.  Students would also be  in a better position to budget and to choose courses based on anticipated textbook costs.    Bookstore perspective:  Title I, Section 133 of the federally enacted Higher Education  Opportunity Act (2008) requires institutions receiving federal financial aid to disclose required  and recommended textbooks as soon as practicable upon the request of a contractually  affiliated college bookstore and not later than the time at which students can first begin to  register for a course.  Compliance with this federal law significantly improves the ability of the  university bookstore to source and procure appropriate inventory and to offer lower costs.   Compliance also helps with the assessment of fees by the Bursar at the time a student registers  for classes for classes that are part of an Inclusive Access program.    Publisher perspective:  On‐time adoption of textbooks would provide more lead time for  publishers to get textbooks to campus bookstores.     

State tax exemption for textbook purchases    General description:  Many states (e.g. Arizona, Kentucky, Massachusetts, Minnesota,  Mississippi, New Jersey, New Mexico, New York, North Dakota, Pennsylvania, South Carolina,  Tennessee, Vermont, Virginia, and West Virginia) exempt textbook purchases for secondary  education from state sales tax.  Exempting textbooks required or recommended for courses in  Ohio’s public Institutions of Higher Education would result in a 5.75% cost savings for Ohio  students.  HB 308 in the 131st Ohio General Assembly (“Exempts post‐secondary textbooks from  sales tax”; www.legislature.ohio.gov/legislation/legislation‐summary?id=GA131‐HB‐308)  received wide support but was not included in the State’s budget.  Ohio’s Legislative Services  estimated that the provision would cost approximately $30 million in tax revenues if it was  adopted.  WSU students paid $312,000 in state tax on textbook sales in the 2016‐17 academic  year.    Faculty perspective:  Faculty would not be directly affected by an exemption of textbooks from  state sales tax.  Some states that do collect taxes on textbooks specifically use that money to  incentivize faculty and institutions to develop programs that reduce textbook costs.    Student perspective:  Students at Ohio’s public institutions of higher education would realize a  5.75% reduction in their costs associated with textbook that are required or recommended for  their courses.    Bookstore perspective:  An exemption from state sales tax for textbook sales could result in  modest accounting savings for university bookstores that could be further used to reduce  textbook costs to students.  Some states (Missouri, Nebraska, New Mexico, and Pennsylvania)  confer a competitive advantage to bookstores that have a contractual relationship with their  post‐secondary institutions by exempting only their textbook sales.    Publisher perspective:  Publishers would not be directly affected by an exemption of textbooks  from state sales tax.     

Encourage the use of Open Educational Resources    General description:  Open Educational Resources (OERs) are openly licensed text, media and  other digital assets that can be used for higher education for teaching and assessment  purposes.  As resources that reside in the public domain they are easily accessed at no cost.   Many OER resources have been developed to include course materials, textbooks, streaming  videos, tests, software and other tools.  Some OER texts can be printed for students at low cost  (e.g. $15), are carefully aligned with Ohio’s Transfer Assurance Guidelines, and can be  integrated with sophisticated data analyses of student success.  Miami University (see Appendix  A) has instituted a low‐cost three‐tiered grant program that incentivizes instructional faculty to  adopt and/or adapt OER content for high enrollment courses. Ohio University (see Appendix B)  used small grants to incentivize faculty to switch to OERs over the past two academic years.     Faculty perspective:  Faculty embarking on the design of a new course or the redesign of an  existing course should consider OERs as an alternative to conventional textbooks – particularly  for high‐enrollment, gateway courses (courses for which OERs are generally most developed).   There are important pedagogical implications associated with the expectation that all students  in a course will have access to OERs.  Significant work may be required to supplement existing  OERs with lecture notes.    Student perspective:  While, by definition, the content associated with OERs is free to students,  they may still incur modest costs if they choose to have a hard copy of the OER text.  Modest  costs to students may also be incurred if a faculty member chooses to use certain support  materials (such as assessment or data analytic tools) that are associated with an OER.  Ease of  access to OER materials is an important benefit for students.    Bookstore perspective:  Bookstores will experience a decrease in sales revenues as the use of  OERs increases.  Many bookstores are increasingly interested however, in adding value to  content (e.g. providing ancillary materials and data analytics) rather than just selling  commercially available textbooks.    Publisher perspective:  OERs constitute direct competition for conventional textbook  publishers.  It is reasonable to expect publishers to respond to faculty consideration of OERs by  a combination of increasing the quality of the materials they provide and reducing their cost.                     

Appendix A – Miami University’s OER Grant Program 


In February 2017, Miami University formed the Open Educational Resources (OER) Committee  with the purpose of creating and implementing grants and other incentives for affordable  resource use, providing support to faculty and students to enhance the effectiveness of OERs,  and assessing the effectiveness and the use of free and low cost educational resources in the  class room.    The committee established a three tier grant program that facilitated the review, adoption, and  adaptation of an OER for a particular course.    Tier 1 – a one‐time award of $200 for reviewing an existing OER from the Open Textbook  Library. Selected faculty members attend a networking workshop.    Tier 2 – Three amounts of $1,000 in professional development funds are transferred upon  successful adoption of the OER. Adoptions are tracked over 3 semesters.    Tier 3 – Three amounts of $1,500 in professional development funds are transferred upon  successful adaptation of the OER.                                                  

Appendix B – Ohio University’s Alternative Textbook Initiative  Ohio University began an initiative in the 2015‐16 academic year to lower student costs. The  initiative involved call and review of applications, interviews, the development and delivery of  workshops, survey and data gathering, the awarding of incentives, and implementation.    In AY2015‐16, 26 instructors completed the program with incentive costs of $16,000. 2358  Students are projected to have saved $236,213 in AY2016‐17.    In AY2016‐17, 24 instructors completed the program with incentive costs of $6,000. 1375  students are projected to save $192,415 in AY2017‐18.