The Trainer's EDGE - Boy Scouts of America

The Trainer's EDGE - Boy Scouts of America

The Trainer’s EDGE                                     Rev 2009‐10‐08; Printed 2009‐10‐08    ©2009 Boy Scouts of America    Contents  ...

968KB Sizes 0 Downloads 2 Views

The Trainer’s EDGE

       

 

 

 

  

 

 

          

 

 

Rev 2009‐10‐08; Printed 2009‐10‐08   

©2009 Boy Scouts of America 

 

Contents  Contents ..................................................................................................................... 1  Schedule ..................................................................................................................... 2  The Trainer’s EDGE ..................................................................................................... 3  Arrival / Check‐in ........................................................................................................ 4  Welcome / Opening / Announcements ..................................................................... 4  Scouting Charades ...................................................................................................... 5  Course Overview ........................................................................................................ 6  Module 1—Communicating ....................................................................................... 9  Module 2‐‐Training Preparation‐Logistics, Media, and Methods ............................ 18  Module 3—Directing Traffic and Thoughts .............................................................. 25  Module 4—Participant Platform Time! .................................................................... 35  Closing ...................................................................................................................... 36  Appendix / Handouts ................................................................................................ 37  Sample Staff Assignment Sheet ................................................................................ 38  Sample Invitation Letter ........................................................................................... 39  Sample Certificate of Completion ............................................................................ 40  Quotations for Wall Posters ..................................................................................... 41  Scavenger Hunt (Optional) ....................................................................................... 42  I AM/WHO IS? Questions and Answers .................................................................... 43  I AM/WHO IS? .......................................................................................................... 45  Scouting Charades .................................................................................................... 49  The EDGE Model ....................................................................................................... 50  Tools of a Trainer ...................................................................................................... 51  Communication Self‐Assessment ............................................................................. 52  Body Language ......................................................................................................... 53  Managing Situations with Body Language ............................................................... 54  The Gift of Feedback ................................................................................................ 55  Communication Skills Checklist ................................................................................ 57  Physical Arrangements ............................................................................................. 58  Using DVDs ............................................................................................................... 59  Making Computer Presentations ............................................................................. 60  Tips on Effective Visual Aids ..................................................................................... 62  Buzz Groups .............................................................................................................. 63  How to Give a Demonstration .................................................................................. 64  How to Enhance Presentations and Training ........................................................... 65  Summary of Training Methods ................................................................................. 66  Challenging Behavior Cards ...................................................................................... 68  Rules for Discussion Leaders .................................................................................... 70  Reflection ................................................................................................................. 72  Managing Questions for Effective Training .............................................................. 74  Trainer’s Code of Conduct ........................................................................................ 76 

The Trainer’s EDGE  

Page 1 

Schedule      8:00 AM  – 8:30 AM    8:30 AM  – 8:40 AM     8:40 AM  –  8:55 AM    8:55 AM  –  9:05 AM    9:05 AM  –  10:05 AM 

Arrival/Check‐in  Welcome/Opening/Announcements  Scouting Charades  Course Overview  Module 1—  Communicating 

10:05 AM  –  10:15 AM 

Break  

10:15 AM  –  12:00 PM         12:00 PM  –  12:45 PM  12:45 PM  –  1:45 PM    1:45 PM  –  2:00 PM    2:00 PM  –  4:00 PM    4:00 PM     

Module 2—  Part 1 Training Preparation‐Logistics, Media, and Methods    Part 2‐‐Presentations  Lunch  Module 3—  Directing Traffic and Thoughts   Break    Module 4—  Participant Sessions   Wrap‐up and Closing  

Page 2 

The Trainer’s EDGE  

The Trainer’s EDGE  Purpose of the Course  The Trainer’s EDGE replaces the Trainer Development Conference (BSA 500) as the required train‐the‐ trainer course for Wood Badge and NYLT staffs.  The purpose of the Trainer’s EDGE course is to provide  and help develop the platform skills of a trainer. It is meant to supplement the practice offered  through Wood Badge and NYLT staff development, with a focus on the participant, while raising the  level of skill a trainer brings to the staff experience. Only practice can polish these skills, but this course  is intended to “train the trainer” on behaviors and resources while offering hands‐on experience in  methods and media. 

Precourse Preparation  Staff Selection. The Trainer’s EDGE course should be delivered by a staff of experienced trainers. Staff  size will vary according to the number of participants, but an excessive number of trainers is not  required or encouraged. One staff member should be assigned to each team, serving as a team guide.  Diversity among staff members is strongly recommended. Staff should be correctly uniformed to set the  example. Combining youth and adult staff is encouraged and highly desirable.   Team Size. Teams should be limited to no more than six members to ensure that participant practice  sessions stay within the time allotted for the course.  Participant Presentations. In Module 4, participants will make a presentation to the team on a Scouting  topic of their choice. The topic they select should be broad enough to allow the presenter to apply the  learning from the morning sessions.  The participants should have been told to bring any material or  equipment they need for their presentation with them to the Trainer’s EDGE course.   

The Trainer’s EDGE  

Page 3 

Arrival / Check­in   Arrival / Check‐in. Participants should be pre‐assigned to their teams. Each team will consist of a  maximum of six participants. Upon arrival, they will be directed to their table. At their table, they will be  greeted by their team guide who will have each team select a name and develop a short team yell.  Select a team leader by having each participant add his or her birth date (day) and month; the person  with the highest number is the team leader.   Team guide will ask participants to write their expectations on post its.  As participants post these on a  poster board or flip chart sheet, they will tell the team their expectations for this course.  At the end of  the course, team guides will revisit expectations to see if they were fulfilled.   Scouting Charades questions (see Handout page 43) and the schedule (see page 2) will be on the table.   The team guide will direct team members to answer Scouting Charade questions.  These questions will  be used to play Scouting Charades after the Welcome/Opening/Announcements.    Handouts may be distributed in a packet containing all handouts for each participant when they arrive.   Or they may be distributed one at a time as the course progresses.   If the group is large, consider playing Scouting Charades by team rather than whole group to utilize time  more effectively.  Make sure the staff knows they will be introducing themselves and playing Charades  first to demonstrate the activity.     

Welcome / Opening / Announcements  10 Minutes  Welcome (given by the course director)  Opening ceremony (can be a simple flag ceremony with a song added for pizzazz)  Announcements: Logistics, silence cell phones, miscellaneous housekeeping, restrooms, etc.  (Establish a chart page or a space on the wall for parking lot items that may be covered if time  permits.) 

Page 4 

The Trainer’s EDGE  

Scouting Charades   

15 minutes  (Whole group activity for smaller groups / Team activity for large groups) 

  Tell participants:  You are going to play a game of Scouting Charades.  You will be acting out the answer  to one of the questions on this handout.    Allow a few more minutes to write answers, if needed.   

Tell them:  First, tell us your name.  Indicate which question you choose by holding up that number of  fingers.  Then act out the answer to one of the questions.  Each person will have two minutes.  The staff  will go first.   Establish a pattern for who goes next. It can be by teams or whoever guesses the Charade.                                 If the group doesn't guess the Charade, the facilitator should move on by having them tell their answer.    When everyone has had a turn, debrief the game with questions like:  Did you have fun?   How did you feel when it was your turn?    Were you nervous? Why/why not?   What did you do to get your message across?   Did you think your audience understood what you were doing? Why/why not?     

 What if anything made that change? 

 Was two‐way communication used?  Is it important?   Why do you think we played this game?  Make sure these points are covered while you capture answers to why we played this game.    

Fear‐most people feel some level of fear when facing an audience 

 

Two‐way communication‐even when you couldn’t talk, you found ways to communicate.   

 

Non‐verbal communication is as important as what you say.    

  Reading the audience‐for this game the group had to be with you.  You had to think quickly of  ways to get them to understand your meaning.     These things and more will be covered in the course. 

The Trainer’s EDGE  

Page 5 

Course Overview     

10 Minutes  (Whole group) 

Purpose of the Course  The purpose of the Trainer’s EDGE course is to provide and help develop the platform skills of a trainer.   This course is intended to “train the trainer” on behaviors and resources while offering hands‐on  experience in methods and media.  You will have the opportunity to be in front of the group.  The group  will offer feedback that will help you improve your skills as a trainer.  Feedback is a gift.  We want to  make sure it is given in a positive, helpful way. 

Being Comfortable in Front of the Group  Many people put public speaking as their No. 1 fear, above even death! Why is this, and what can we do  about it? People are afraid they might make a fool of themselves or that the audience might catch them  in a mistake. The first thing to realize is that the audience is not there to critique you or make fun of you.  They are there to learn and see you as a source of knowledge. Your role is to teach them and to help  them. You both agree! Once you really understand that and get to see the audience as just a group of  interested folks, a lot of the fear goes away. You begin to connect with them, and that opens the door to  true communicating‐‐‐two‐way communicating. Just imagine them all sitting in front of you eating really  messy spaghetti! They, too, are human and are not going to think you are a failure if you are not perfect.  Adding small FUN things like simple games can help keep the energy level high. Use your sense of the  audience and understanding of the syllabus. Maintaining course energy is the role of a good trainer. No  BSA syllabus says, “Insert fun here!”  Don’t worry about insulting a group’s maturity level. We are all kids in big bodies. It is OK to do weird  things and to acknowledge people with simple recognitions when they give a correct response.   

Knowing the Material  Knowing the material is usually the difference between good trainers and GREAT trainers. If you can  genuinely explain the content of your session in a conversation, without referencing the pages of the  syllabus, chances are you know the material. But what about props to remind you of the details of the  content you deliver?  How many of you need note cards when you train?   An advantage of using note cards is to help you  cover all the content in the session.  Note cards can be great trainer’s aids, but be careful not to use  them as a crutch. As you get comfortable with material, the note cards will probably sit there unused.  Knowing the material also goes a long way toward overcoming the fear factor. Many new trainers are  faced with a bit of trepidation over being at the front of the room. It may vary from butterflies to stage  Page 6 

The Trainer’s EDGE  

fright, but experience and a comfort level with the material will help most trainers relax, deliver the  content, and tune in to the audience.  PowerPoint slides can be used to remind you what content to be sure to cover. This does NOT mean  reading a PowerPoint slide word for word! However, a well‐placed bullet or picture can help you be sure  you have covered all the salient points of your topic.    Practice is important.  Actually making yourself say your presentation out loud, even if to yourself,  results in a far better delivery than one that you think through in your head. This is especially important  for the beginning of your presentation, as this is when you are most likely to be nervous and when you  set the stage with your audience for the information to come. Practice your entire talk at least once, but  give special attention to your first 5 to 10 minutes. You may want to rehearse the beginning a few times  to get it to flow easily.  Scripting a presentation word by word, or simply memorizing the material, is the skill of an actor, not a  trainer. You must KNOW and UNDERSTAND your material. You are a facilitator of learning—you need to  interact with your participants to get their thoughts, confirm their understanding, and secure their  engagement. (This is LEARNER‐FOCUSED training.) You can’t do that if you are trying to think of your  next memorized word.   

Culture  Culture is the atmosphere or ambience that we create for our trainings.  The culture of Trainer’s EDGE is  a focus on the participants.  This learner‐focused training must carry forward to all the courses we train.  We’ll talk more about that in Module 3, but this focus on participant learning may be different than the  total focus on presenting and presentations you’ve experienced in the past. Presenting is important, but  a good trainer is more than a good presenter. A good trainer imparts knowledge, attitudes, and  behaviors in a classroom.     Ask, How do you do this as a trainer?   Capture their answers, ensuring that they clearly include:  1. Listen to participants. Make sure they understand you and that you get what they   are saying.  2. Work with each individual to ensure his or her success.  3. Be sensitive and responsive to learners’ needs.  4. Go beyond technical competence of knowing the material to ensuring that the knowledge you  are sharing is received, and you will have a positive impact on participants’ attitude toward  trainers.  5. Know your audience.  Learning styles, age differences, and skill levels of the group vary and  affect learning.   

The Trainer’s EDGE  

Page 7 

This learner focus in the classroom can come only if you also have the technical (platform) skills we will  talk about later in this course. At the center of it all is a commitment to follow the syllabus and a  mastery of the material to the degree that you understand it and can explain it in several ways. STUDY  the syllabus and perhaps even the source material it references.  The trainer has a significant impact on content. It is important that you bring your personality, your  energy, and your experiences to the syllabus. Personalizing the content makes it real. A syllabus is only  words on a page, but the trainer brings it to life! Find a balance between real‐life examples that the  audience can relate to and “boring war stories” that can get the session off track and take away the  participant’s ability to empathize.  Introduce the Trainer’s EDGE by briefly reviewing the key modules.  • • • •

Module 1—Communicating. Review the basics of verbal and nonverbal communication for a  trainer, introduce the EDGE model, and give the participants an opportunity to use the model.  Module 2—Training Preparation—Logistics, Media, and Methods. Review the steps to take in  preparing a presentation.  Review media and methods a trainer uses to deliver a syllabus.  Module 3—Directing Traffic and Thoughts—Review how to developing a course culture,  facilitation, participant focus, and managing the group.    Module 4—Participant Session (2½ hours)—Provide practice in delivering participants’  prepared presentations and feedback. 

  Briefly review the schedule for the day.  

 

Page 8 

The Trainer’s EDGE  

Module 1—Communicating   

60 Minutes (Whole group) 

Session Outline  Four trainers are recommended to present this session:  1) Purpose and Model of Training  2) Introduction of the EDGE Model   3) Platform Skills of a Trainer   4) Body Language and Wrap‐up  “Communicating Well” DVD 

10 minutes 15 minutes 10 minutes 13 minutes 12 minutes 

Session Materials  Props  • • •

Two different colored water glasses (12‐ounce or larger works well) and some water  Two pieces of paper for each participant (can be a different color for each team)  “Communicating Well” DVD, (No. AV‐02DVD20), DVD player and projector 

Visual Aids  • • •

Flip chart page with “What prevents the learner from receiving the information?”  Flip chart pad and easel  Markers for flip charts (must be wide enough and dark colors to let them practice effective chart  pad writing) 

Handouts for each participant (see Handout pages in Appendix)  • • • • •

The EDGE Model  Tools of a Trainer  Communication Self‐Assessment  Body Language  Managing Situations with Body Language 

Learning Objectives   At the end of this module, participants will be able to:  • • • •

Explain the purpose of training.  Identify barriers to communication and learning.  Explain the EDGE model.  Utilize communication skills and body language to facilitate learning. 

The Trainer’s EDGE  

Page 9 

General Notes to the Faculty  You are setting the tone for the day. Keep this session fast‐paced and high‐energy.  

Purpose and Model of Training  (Trainer 1)  Purpose of  Training    Water Transfer  Analogy    

(10 Minutes) 

The primary purpose of training is to transfer knowledge and skills from one  person to another.   Hold up two glasses, one full of water, the other empty, and say in your own  words: Let’s say I wanted to get the water from this glass [the full one] to this  glass [the empty one]. What would I need to do? [Wait in silence for one or  more answers.]   The simplest answer I heard was to just pour the water from one glass to the  next. [Do so while talking. Put the glass down and walk to a person near you  who is likely to have experience in the BSA.] Let’s say I wanted to get the  knowledge about Scouting, or some Scouting topic, out of THIS person’s head  and into THIS person’s head? [Walk to and gesture toward another person.]  Could I just pour the information from one to the other? [Wait for “no”  responses.] It’s not that simple, is it? [Wait for nonverbal responses—head  nods, etc. If no one responds, ask again: Do you agree that it’s not that easy? It  is critical to set the tone that they must be engaged and participate.]  This is one of the purposes of training: to get information from one person to  another person. It is basic communication, and it’s a critical part of training  and learning.   It’s the trainer’s role to organize the information and give it to the learner.  It’s the learner’s responsibility to receive the information and let the trainer  know that the information was received. A learner should be expected to  participate, engage in the training, ask questions as necessary, and provide  feedback to the trainer that indicates they comprehend the material. 

Communication  Roles   

Run a Team Buzz Group Activity  Have teams select a scribe and take two minutes to write down their ideas on  the following question.     What prevents the learner from receiving the information?  After two minutes, call on one team to give ONE answer and have this scribed  quickly on a flip chart. Move to the next team. Get one new idea (no repeats)  from each team until all the unique answers/ideas have been shared.   

Page 10 

The Trainer’s EDGE  

Answers should include:   •

Environment 



Skills of the trainer 



Media 



Participants’ readiness to learn 



Participant engagement.  



As trainers, we also need to be aware of visual and auditory  impairments and challenges among the participants. 

Comment on their lists. This exercise is meant to raise our awareness of  barriers to learning so that we can take action to avoid them. AWARENESS is  key. There are likely to be more barriers in given situations, and a trainer who  is aware and tuned in to the kind of things that get in the way can take steps  to avoid them.  You are already aware of the challenges that trainers have to overcome. The  rest of the day will be focused on ways to address many of these issues  through use of EDGE and other trainer techniques and skills.   

Introduction of the EDGE Model  (Trainer 2) 

 

The EDGE Model 

 

Ensure that each participant has two pieces of 8.5‐by‐11‐inch paper. (Different  colors may be used for each team.) Read the following complex explanation (or  (15 min.)  add your creativity) on how to build a paper airplane without tipping  participants off that you are talking about building a simple paper plane. 

 

  Explain 

             

The Trainer’s EDGE  

The Explain stage should take about 10 percent of the allotted time for the  exercise.  Tell participants: “We are now going to convert refined pulp into an  aerodynamic mechanism that sustains flight. It will require precisely  constructed foil that will, with the aid of external thrust, create lift. IF the air  pressure above the foil is less than the air pressure below the foil, and IF the  thrust is applied with a measured velocity that will not impede that lift, you  will have engineered a mechanism that will sustain flight.”  Ask: “What did I just describe?” Give them the opportunity to answer and  affirm the paper airplane as being the correct response. 

Page 11 

 

Demonstrate 

 

The Demonstrate stage should take roughly 25 percent of the allotted time for  the exercise. 

   

Begin to demonstrate to the class how to make a paper airplane. A four‐fold  airplane will work fine. (The Webelos Science activity badge is a good resource  on how to make a paper airplane.) Keep it simple.  

 

Explain what you are doing and why. 

 

Hold the airplane so everyone can see what you are doing as you do it. 

 

Note:  You may  want to use  additional staff to  help. 

 

While making various folds, explain what happens if the fold is left out, made  too shallow, made too deep, etc. Use any mystical engineering jargon you can  muster!  FLY the airplane.  Explain why it flew the way it did, such as it nosed down because the body was  too small, dipped to the right because the folds were not symmetric, etc.     

Guide     The Guide and Enable stages should consume about 65 percent of the exercise.  Distribute sheets of paper to the participants. Ask the participants to follow  your lead as you build another airplane, again explaining as you go.  Complete  the planes and allow the participants to fly them.  Mark off the longest flight.  Comment on the planes that go the farthest and on those that may have  demonstrated acrobatic ability. Have some fun with this!   

  Enable  Now tell the participants to make their own plane. When all have completed  their planes, have them launch together at the count of three!  Comment on individual improvements, and maybe hold a contest for accuracy  and distance.  Write EDGE vertically on the flip chart. Does anyone know what these letters  stand for? If they don’t know, tell them. Write the words beside the letters.   EDGE is an effective process for training that guides two‐way communication  between the trainer and the learner. 

Page 12 

The Trainer’s EDGE  

1.  It starts with Explain, which is typically a trainer‐led activity.  2.  Next, the trainer Demonstrates the concept or skill correctly so the  learner has a clear image in his or her mind of what success looks like.  3.  Then, the learner gets fully engaged by giving it a go under the  watchful eye of the trainer, who provides instant feedback to Guide  him or her toward success.  4.  Lastly, the trainer Enables the learner—giving over control and  supporting the learner by giving him or her  a chance to fly solo. This  means that the learner can successfully use the new knowledge and  skills.    That’s an overview of the EDGE model, a training model developed originally  to standardize the way youth leaders transfer (teach) a skill in Scouting.  Most  of the syllabi we are currently using are not written in the EDGE model.  NYLT  is the exception.  EDGE has considerable reapplication in training, but we need  to follow the style and format of the particular syllabus.  Distribute and briefly discuss The EDGE Model handout (see Handout page 50).   

Platform Skills of a Trainer  (Trainer 3)  Tools of a  Trainer— Overview    

(10 Minutes) 

To be able to Explain something, a trainer must have good communication  skills.  We use so many references to communicating in our literature that it is  sometimes hard to keep track of our specific context. As trainers, much of our  time is spent in the front of the room (No, not behind a podium, which can be  an anchor!), in front of the group—“on the platform.” So let’s start working on  communication and those front‐of‐the‐room platform skills to give you an  EDGE in your next training session. The difference between self‐study reading  and a live training session is that the trainer communicates much more than  just the words on the page.     Trainers come with built‐in tools for communication: their voice, ears, eyes,  and body.  Scouting Charades demonstrated how we can use our body to  communicate.  Let’s discuss how we can use the voice, eyes, and ears.    Distribute and briefly discuss the Tools of a Trainer handout (see Handout page  51).    Sing the following song (or choose an appropriate Scout song) and vary the  volume and emotion from normal to boisterous to soft and reverent.   

The Trainer’s EDGE  

Page 13 

I've Got That Scouting Spirit  I've got that Scouting spirit up in my head.  Up in my head, up in my head.  I've got that Scouting spirit up in my head,  Up in my head to stay.  2. I've got that Scouting spirit deep in my heart.  3. I've got that Scouting spirit down in my feet.   4. I've got that Scouting spirit all over me.  Just as the volume and emotion we use in singing conveys different meanings,  the same is true when we use our voice.    

Secondary Messages and Emotion  A trainer’s voice communicates much more than just the written message.  As  trainers, we convey a secondary message with vocal emotion, whether we  mean to do so or not.  Great trainers choose the secondary communication  message and use their voice to get that message across.     Secondary messages can be such things as   • This is important content.  • I (the trainer) deeply believe this.  • This is a skill I (the trainer) sincerely want to help you master.  Practice and feedback can help us see through the eyes of others to find out  what secondary messages we are really communicating. Remind them that  they will practice this afternoon.          

The emotion or underlying message has to be real, not faked. The two  emotions that are most effective in helping learners/receivers to receive a  message are: 

• •

Caring (I, as a trainer, care about my participant’s success.)  Confidence (I, as a trainer, have confidence in my knowledge  of this topic.)    Think about how you might apply some of these techniques in your afternoon  practice session.      

Page 14 

Distribute the Communication Self‐Assessment handout (see Handout page  52). Ask learners to take a few minutes to evaluate themselves using this list.  

The Trainer’s EDGE  

 These will not be collected and are for your use. These are points you should  consider as you do your practice this afternoon. Strive to improve your self‐ assessment. You will have the opportunity to get feedback from your peers. 

  Body Language and Wrap­up  (Trainer 4)    Basic Trainer   Body Language   

(13 Minutes) 

  Distribute the Communication: Body Language handout (see Handout page  53).  These are the basics for effective body language for trainers.  Read the good  and bad habits.  Circle two good habits you want to include in your training  style this afternoon and check off one bad habit you want to avoid in your  afternoon practice.   When most appear to be done reading, transition by asking them rhetorically:  Are you ready for the advanced body language skills training? 

 

 

Managing  Situations With  Body Language 

Body language is a powerful tool that you can use to overcome many of the  problems that interfere with the learner receiving the information you are  sending in a training session. (Refer back to their earlier brainstorming list.) 

 

  Pick three or four of the items from the following table for a Demonstration of  body language communication. Demonstrate the body language (column 1)  while asking the question to the class (column 2), and draw out a response  similar to column 3.    Be aware and sensitive to the fact that there are cultural differences in body  language.                 

The Trainer’s EDGE  

Page 15 

1.

Body Language

Your hand is open and  turned up toward a  person.     Then point toward a  person. 

2.

Question to Class

If I call on you like this (hand  up), how does that feel versus  if I call on you like this  (point)? 

Hand down to a person  What if you had your hand  and look away.  raised and I did this? What  does that tell you? 

3.

Elicit this Answer

The hand up is  welcoming and  encouraging. Pointing   is direct and can be  threatening.  Wait; not now; or be  quiet please. 

Stand close to a person  and look at him or her  as if you are listening  intently. 

If you had raised your hand  and were answering a  question, and I came to   you like this, what does   that mean to you? 

Trainer is interested in  them. Everyone in the  room should be  focused on this person.  The person is honored  by attention. 

Stand close, but turn  your side or back to  the person and look  away toward someone  else. 

If you were talking and  I did this, what would   that tell you? 

Be quiet; or you’ve  talked enough; or I’m  not interested in what  you have to say—I’m  more interested in  someone else. 

Move from the  If I’d been talking for three or  individual to the center  four minutes and suddenly  of the room.  moved to the center of the  room, what might that tell  you?  Stand in front of the  room.  While continuing to  train/talk, move  toward the talkers,  place your hand face‐ down on the table in  front of them, and  keep your face to the  class. (They will likely   stop talking.) 

What if I’m standing up here  training and two people start  talking to each other? (Ask  two people to talk and keep  talking.)   (To talkers) How does that  feel?  Do you feel like you can  continue to talk? Did I have to  SAY anything? 

We’re switching  subjects and want their  focus.    Talkers don’t feel they  can continue talking.  They know what you  want.  Learners feel that you  will manage these  disruptions for their  sake. 

(To the class) Do you feel I  care enough about YOUR  learning by managing the  situation? 

 

These are simple but powerful tools to communicate with learners; they are  simple enough that every potential trainer in the class should be able to use  them.    

 

Page 16 

The Trainer’s EDGE  

Distribute the Managing Situations with Body Language handout (see  Handout page 54).  This is take‐home material for further review.    

Wrap Up and Summarize   Summary and  Review of Session  Objectives 

Let’s review what we’ve covered.  Ask: What is the role of the trainer in a training session?  

   



Trainer transfers information and skills to learners.  



The trainer has significant responsibility to assure that the learner  receives a clear communication of the information/skills being sent. 

   

Ask:  What are some barriers to communication? 

       



Environment 



Skills of trainer 



Media 



Participants' readiness to learn/engagement 



Visual/Auditory impairments 

Ask: What is the EDGE model?  •

A training model used to help trainers transfer knowledge 

Ask: What are the built‐in tools of a trainer?   •

Eyes, ears, voice, body (optional) 

Ask:  How can a trainer use body language to be more effective in sending  and receiving information during training?   •

Open hand toward person 



Hand down and look away 



Stand close to person/look at him/her intently 

Congratulate them on their depth of knowledge, and then move on.    Show the “Communicating Well” video (12 minutes).  

The Trainer’s EDGE  

Page 17 

Module 2­­Training Preparation­Logistics, Media, and  Methods  1 hour and 45 minutes

 

Session Outline 

Part 1—Preparation  Two trainers recommended to present this session.  45 minutes  1) Training Preparation  15 minutes  (Whole group)  2) "I Am, Who Is" Activity  Start, Stop, Continue/The Gift of Feedback and Verbal Fillers  15 minutes (Whole group)  3) Preparation‐Team Guides   15 minutes (Team‐small group)                                Part 2‐‐Presentation‐‐Team Guides  60 minutes (Team‐small group)

 

Session Materials  Props  • •

“I Am, Who Is” cards – Cut the cards and laminate if desired (See page 45)  “I Am, Who Is” question and answer sheet for facilitator (See page 43) 

Visual Aids  • • •

Markers scissors, glue, stapler, staples for each team  Copy paper for making simple media slides  Flip chart with questions for Buzz Groups 

Handouts for each participant   • • • • • • • • • •

The Gift of Feedback (Handout page 55)  Communication Skills Checklist  (Handout page 57)  Physical Arrangements  (Handout page 58)  Using DVDs  (Handout page 59)  Making Computer Presentations (Handout page 60)   Tips on Effective Visual Aids (Handout page 62)  Buzz Groups (Handout page 63)  How to Give a Demonstration (Handout page 64)  How to Enhance Presentations and Training (Handout page 65)   Summary of Training Methods (Handout page 66) 

Page 18 

The Trainer’s EDGE  

Learning Objectives  At the end of this module, participants will be able to:  • • •

Prepare a presentation using media slides.  Explain methods, media, and logistics used in presentations.  Give feedback using Start, Stop, and Continue with Communication Skills Checklist as a guide. 

  The purpose of this session is to detail steps a trainer takes in preparing a presentation and to review  media and methods.   Additionally, the trainer will prepare and present a short presentation using  simple media.  Team members will give feedback to the presenter using Start, Stop, and Continue with  the Communication Skills Checklist as a guide. 

Part 1‐‐Training Preparation (Trainer 1)  15 minutes (Whole group)  Being prepared is vitally important to trainers.  As trainers we show our respect to the learners by being  organized, knowing our subject well, maintaining an attitude of caring, and stopping on time.  So let’s  explore how trainers prepare.  Assign each team a topic from the list below.  If you have a large group, give the same topic to more  than one group.  If you have a small group, give more than one topic to a group.  How do you prepare for a presentation?   Why do you use media?  What media do you use?  How do you practice?  How do you manage time during a presentation?  How do you enhance a presentation? 

 

 

Allow 3‐ 5 minutes for buzz groups.  Then get feedback from each team and list on a flip chart, or use  sticky notes.  Make sure these points are covered: 

Preparation  • • • • • •

Overview – read over the material so you get an understanding of the session  Prepare by:  Outlining  Looking for places to ask questions  Timing each section  Making notes for yourself 

The Trainer’s EDGE  

Page 19 

Media—Why we use it  • • • •

Generates interest  Helps the learner  Helps us know where we are  Helps us know where we are going 

Media—What we use  • • • •

Flip books  Flip Charts  DVDs and Computer Presentations  Simplicity 

Practice  • • • • •

With an audience  Talk naturally  Don’t read or memorize  Be aware of posture and body language  Be prepared 

Time Management  • • •

Have a personal timing device/system  Have a timer who gives you signals—flags, hand signals  For presentations with larger audiences, display a large clock behind or to the side of the  audience 

Enhance a Presentation  • • • •

Vary the method of presentations. Try something besides computer presentations.  Involve the participants by asking questions  Use props, magic, songs, activities  Give positive feedback with words, stickers, or simple recognitions 

Page 20 

The Trainer’s EDGE  

Review Training Methods and Media/"I Am, Who Is" Game (Trainer 2)  15 minutes (Whole group)  In a few moments each of you will be preparing and giving a presentation on Training Methods and  Media, but first let's review Methods and Media with the "I Am, Who Is" activity.   This activity is typically used to review material already learned or to introduce new information that  learners may not know.  There are 24 cards.  (You can add more if you wish.)  If you have fewer  participants, some will get two cards. If you have more than 24 participants, select volunteers.  For a  small group have them stand in a circle facing each other.   For a larger group, have them stand around  the perimeter of the room so all can see and hear.    Hand out the "I Am, Who Is" cards to participants  (see page 43, page 45).  Someone starts by asking the question on their card.  Another participant will  have the answer.  They say the answer, then read their question. When both parts of the card have been  read, place it on the table or give it to the facilitator to make sure it is out of play.   The question/answer  process is repeated until all are given.  If for some reason you get stuck, then just have someone start  with a new question.  Collect cards when activity is complete.     

Start, Stop, Continue/The Gift of Feedback  For the training methods and media presentations you will have fifteen minutes to prepare and then  you will have five minutes to present the topic to your team.  The topics are Physical Arrangements,  DVD, Computer, Visual Aids, Buzz Groups, and Demonstrations.  Your presentation will use simple media  to transfer the information for these topics to your team.  Not only will you be presenting, but you will  receive feedback from your team.  The evaluation tool you will use is Start, Stop, and Continue.  Distribute The Gift of Feedback handout (See handout page 55).  We use this tool because we want the feedback experience to be positive.   Start, Stop, and Continue  starts with a positive and ends with a positive.  What does the presenter need to start doing to be a  better trainer?  What does s/he need to stop doing that isn’t helping?  And finally, what should the  presenter continue doing, what's working well?  When you are observing the trainer, it will be helpful to  look at the Communication Skills Checklist as a guideline for desired behaviors.  Distribute  Communication Skills Checklist (See handout page 57).   The trainer should be standing in the neutral position.  The feet should put the trainer in a position for  all in the audience to see him/her.  The trainer should change positions, but be careful not to pace or  move in such a way as to distract the audience.  The hands should be inviting and open.  The trainer  should speak loud enough for everyone to hear and vary the tone.  The eyes should make contact with  everyone.  Finally, the ears should listen to responses so the trainer can adjust their communication for  the learner's benefit.  Your team guide will facilitate this practice and presentation exercise.    Before we start the preparation and practice time, there is one barrier on which we need to focus  briefly, verbal fillers. 

The Trainer’s EDGE  

Page 21 

Verbal Fillers  What are verbal fillers? Give me some examples.  (um, uh, you know, so, okay, again).  When trainers  are unsure of what to say or are nervous, verbal pauses fill the void. Often the trainer isn’t even aware  they are using verbal fillers. This activity should help you become aware of your verbal fillers. Each team  member will write verbal filler on the paper at your table. (Instead of paper, you can use a tennis ball  size rubber ball or a beach ball.)  While you are presenting, if you use verbal filler, your team guide will  quietly raise the paper (or ball) to make you aware. 

    Prepare to Present (Team Guides)  15 minutes (Team‐small group)  You will have fifteen minutes to plan and five minutes to deliver your presentation.  We will assist you in  preparation.  The media you will be making will be a homemade version of a flipbook.  Show a flipbook  from a spiral notebook on a stand or folder that has plastic sleeves for slides and velcro for support.   You  may want to staple pages together.  Quickly read over the information.  Pick the main points for each  topic.  Using markers, scissors, glue, and paper, design three to five media slides to enhance the  presentation.  Use paper to make simple slides to emphasize the points of the presentation.  You can cut  and paste the bullet points on the back of your media for speaker notes, if you wish.  All team members  will prepare and ALL team members will present the material.  No work is permitted while another team  member is presenting.  Without letting the team see the topics, distribute the handouts  by having each  team member pick a paper (fanned out like cards, printed side down) or have the team guide just pass  the copies randomly  (Physical Arrangements, DVD, Computer, Visual Aids, Buzz Groups, and  Demonstrations – see handouts pages 58‐64).    The intent is for the participant to use media to enhance their presentation much like they do for small  groups in Wood Badge and NYLT.  They are, in addition, following the steps to prepare a presentation.   Team guides and other staff should coach participants during the preparation process.  Give a two minute warning at the end of 13 minutes.  Stop participants at 15 minutes.     

Page 22 

The Trainer’s EDGE  

Part 2—Logistics, Media, and Methods—Presentations (Team Guides)  60 minutes (Team‐small group)  Team guides will explain the Time Management/Verbal Filler and Gift of Feedback process. When  complete, start presentations. 

Time Management / Verbal Fillers   Each presentation should last no more than 5 minutes.   I (team guide) will be the timer and ensure that presentations stick to the time limit.   Team guide will give one minute warnings with hand signals or flags and stop the presenter at 5  minutes. If team guide hears a verbal filler, discretely raise the paper or ball to make the presenter  aware. 

Feedback­ Communicating Skills Checklist  

 

Presenters will receive feedback.  Team members will use the Communicating Skills Checklist (see  handout page 57) as a resource of desired behaviors for a trainer.  With the team as the audience and  feedback group, each of you will give a 5 minute presentation.  Following each presentation, the team  will prepare a Gift of Feedback form for the presenter (use the presenter’s form, handout page 55).  The  team will verbally give feedback.  One member of the team will be the recorder and write down the  feedback on the presenters form.  Then give it to the presenter when the team is finished with the  feedback.  When you are giving feedback, take time to provide quality feedback.  Feedback is a gift only  if it is packaged that way. All participants have the right to honest, well‐crafted, tactful, and actionable  feedback on their efforts.  SSC feedback is not intended to be an open discussion.  

The Trainer’s EDGE  

Page 23 

Summary  After all presentations have been given, ask:   

Were you comfortable? 

 

How do you feel you did? 

Acknowledge their feelings. Another purpose of this exercise was to expose you to the material in the  handouts. It is there to be read and should be considered an integral element of content.  Distribute handouts How to Enhance a Presentation and Summary of Training Methods (see handout  page 65).    Let's review the major points in Module 2:  What are some important components for preparing a presentation?  • • • • •

Preparation  Media  Practice  Time Management  Enhancing a Presentation    Name some training methods.  • • • •

Lecture  Demonstration  Discussion  Buzz Group, etc.    What tool do we use to give feedback?  • Start, Stop, Continue    What guideline for trainer skills?  •

Communication Skills Checklist 

  Regroup teams to whole group setting for Grace and lunch. 

Break for Lunch  Run Scavenger Hunt (see handout page 42) if desired as a fun exercise/icebreaker during lunch.  Check  items for the winner when you return from lunch. 

Page 24 

The Trainer’s EDGE  

Module 3—Directing Traffic and Thoughts  60 Minutes  (Whole Group) 

Session Outline  Three trainers are recommended to present this session:   

1) Culture and Leading a Discussion   2) Leading and Modeling a Reflection   3) Managing Group Behavior for Effective Training    Managing Questions for Effective Training    Summary  

15 minutes (Whole group)  15 minutes (Whole group)  30 minutes (Whole group)   

Session Materials    Props  •

Challenging Behavior Cards (see handout page 68) 

Handouts for each participant (see appendix)  • • •

Rules for Discussion Leaders (see handout page 70)  Reflection (see handout page 72)  Managing Questions for Effective Training (see handout page 74) 

Learning Objectives   At the end of this module, participants will be able to:  • • • •

Define culture and tell its importance in training  Facilitate a discussion  Lead a reflection  Utilize techniques to manage a group 

The Trainer’s EDGE  

Page 25 

Culture (Trainer 1)  15 minutes (Whole group)  Ask:  What is culture?  And why is it important in training?   After participant responses make these points:    Earlier we said that culture is like the atmosphere or ambience of a training session.  Culture has many meanings:  • Intellectual and artistic refinement   • A specific group, such as Greek culture   • Cultivate and grow  When we talk of a culture in training, each of these definitions applies.  The specific group for us is the  Scouting culture, because we have shared values, goals, and practices.   For our training culture we want  to refine the intellectual understanding by sharing our knowledge effectively.  We do that by cultivating  and growing a learner focused environment, based on our shared values, goals and practices.  So the  desired training culture puts the needs of the learner first.  This others‐first focus applies to leadership,  as well.   Leading by putting the needs of others before your own is called servant leadership.  In  Scouting, servant leadership is the desired leadership style.  In training, servant leadership is also our  training style.  With this learner focus in mind, we want to explore ways a trainer directs traffic and thoughts.  Leading a  Discussion  (Trainer 2)   

Leading a discussion is a talent that requires thought, practice, and a thorough  knowledge of the material. This technique is used several times in the Wood  Badge and NYLT courses.  The tone needs to be positive.  Managing the  discussion so it stays to the content is critical. For Wood Badge and NYLT, the  troop guides need to hone this skill through practice in staff development  sessions and through working with another member of the staff for coaching.  There is no magic here. Practice is required.   

Model Leading a  Discussion   

Lead a five‐minute discussion on the following question: What are best  practices for promoting a Wood Badge or NYLT course?    Distribute and review Rules for Discussion Leaders handout.  The trainer who leads a discussion has several roles that include multiple  elements. 

Page 26 

The Trainer’s EDGE  

 

Preparation for the Discussion  • • • • • • •

Let the whole team know the subject in advance so they can think  about it.  Talk with team members individually to find out their ideas.  Read about the subject.  Write an outline of the subject so you have a pattern of ideas you want  to cover.  Pick a comfortable location. Consider lighting, heating, and ventilation.  Have paper and pencil ready to record the main points.  Start the discussion on time. End on time. 

Help the Team Feel at Ease  •

Arrange the team comfortably so they can see each other. Configure  the team in a circle, a semicircle, a U‐shape, or a hollow square.  • Be sure everyone is introduced.  • Encourage informality and good humor.  • Permit friendly disagreement, but only on the point being discussed  and not between personalities.  • Keep spirits high. Let everyone have a good time. Don’t let the  discussion drag, get boring, or go off on a tangent.  Give Everyone a Chance to Talk  •

Draw out less‐talkative members by asking them questions or for  suggestions.  • Be careful of the person who tries to monopolize the discussion.  Interrupt the speechmaker tactfully and lead the discussion to another  person. If necessary, remind the speaker of the limited time, or suggest  that he or she cut it short until others have a turn.  • Call on individuals when you see they are ready to talk, rather than  going right around the room.  • Lead, rather than dominate, the discussion. Ease yourself into the  background when the teams really get into a good discussion.  •   Keep the Discussion on Track  •



The Trainer’s EDGE  

If the discussion gets sidetracked, bring it back to the main subject by  suggesting that there are some more important points that need to be  covered in the limited time available.  Stretch a point if necessary to give individuals credit for ideas  developed in the discussion.   

Page 27 

Summarize Periodically  • • •



Stop occasionally to review the points that have been made.  If you feel that an important point is being neglected, mention it.  Close with a quick summary covering the team’s conclusions so that  everyone will remember the important facts brought out in the  discussion.  When appropriate, shelve questions or topics that should be dealt with  later. 

 

Page 28 

The Trainer’s EDGE  

Reflections      Leading a  Reflection  (Trainer 3)   

15 minutes (Whole group)  Line Up  Tell the participants:  We have a team challenge. When you have completed  the task, the team leader needs to raise his or her right hand.  In silence, sort yourselves by date of birth (month and day), starting with  January.  Then by shoe size (least to greatest),  Then by height (tallest to shortest).  Have team guides verify their order. Now with your eyes closed, order  yourselves by number of siblings.   Then order yourselves alphabetically by last name.   Give simple team recognitions as they complete each task.                                         

Model Leading a  Reflection   

Lead a reflection using skills to be covered below.  Some sample questions:  •

Which was more difficult, not speaking or not seeing? 



What did you do to accomplish the tasks? 



Would you do anything differently next time? 



What skills did this activity focus on? 



How did you feel during the challenge? 



Was there teamwork? 



What will you remember from this exercise? 



What did you learn that you might use again? 

Now let’s talk about reflections and how we can use them.  Distribute the Reflection participant handouts. 

The Trainer’s EDGE  

Page 29 

 

The leader of a reflection is the consummate learner‐focused trainer. The  objective of a reflection is to get participants to articulate learning from an  experience or topic.  What  •

Thinking about the meaning of a topic or experience in a larger  context. A team or group talks about “what it all means.” Leaders  direct the reflection by asking questions that encourage participants to  do the thinking, dig into their feelings, and build their own collections  of observations. Leaders provide the atmosphere in which participants  feel free to think and say what they think. 

When  • • •

At the end of an activity  As a form of evaluation  When connecting activities or when connecting an activity to a larger  picture 

How  •

Leader uses questions to guide the group toward understanding and  application of learning.  • Begin with concrete “what” questions: What happened; what was the  sequence of events?  • Move to interpretive “so what” questions: Did everyone participate;  did we stick to the rules?  • Conclude with the application of learning questions: Now what do we  do; how can we apply what we learned during this exercise to  something else?  Advantages of a Reflection  • Reflection gives everyone an opportunity for input.  • Leader provides structure, but the solution comes from the team.  • Reflection emphasizes present experiences.  Disadvantages of a Reflection  • • • •

Reflection requires a leader to think on his or her feet and to frame  good questions.  The process can be time‐consuming.  It can create a discomfort in some people who dislike being put on the  spot.  The process sometimes is difficult for people to understand and use. 

    Page 30 

The Trainer’s EDGE  

Managing Group Behavior for Effective Training  30 minutes (Team‐small group)  

What are some challenging behaviors that might confront a trainer?   Acknowledge responses and perhaps add some of you own. Using some of  these answers ask:   How does a trainer respond to these behaviors?        Acknowledge responses.   Special Needs should be discussed, as well.  Special Needs  Special needs can be defined as someone who has an impairment that makes it  difficult to hear or see information, may have an attention deficit disorder, or  may have a learning disability.  Trainer actions could include:  • • • •

Placing those with seeing or hearing impairments at the front of the  room  Team guide coaching during sessions  Follow up coaching after the sessions  Varying presentation methods to fit needs of all learners 

  Included in directing traffic and thoughts is developing effective responses to  challenging behavior.  We should strive to improve our approach with platform  skills that will meet the needs of the individual and the group.  That can be a  delicate balancing act.  The desired outcome is to maximize the learning  experience for everyone.  We are going to look at some challenging behaviors that you may encounter  and design trainer responses.  Distribute the Challenging Behavior cards. Give one to each team.  If there are  more than six teams, some may have the same topic.  Each team will have five minutes to develop a list of constructive trainer  actions and responses.  At the end of five minutes get a quick report from each team.  Make sure these  points are covered in each topic.   

The Trainer’s EDGE  

Page 31 

Challenging   Behaviors   

The Disruptive Questioner  Asks endless questions, seems to get stuck on one point, doesn’t listen to  answers given  • • • • •

Ask group for an answer  Ask the group if we should move ahead  Ask to discuss later  Emphasize the time factor  Pull the questioner aside and have a talk 

 

The Know‐It‐All  Tries to dominate the training, authority on everything, often answers aren’t  completely correct  • • • •

Direct difficult questions to Know It All   Make special assignments so everyone participates  Give positive reinforcement  Point out incorrect responses 

  The Negative Personality  Cynical of others or the program, argues with trainer or others over various  points  • • • •

Make light of negative responses  Reinforce the positive  Make it fun, keep it positive  Talk privately about group needs for positive learning 

  War Story Teller  Has a story for every topic, “This is the way we do it,”  not interested in other’s  stories  • •



Point out limited time  Hand out one “War Story” card at the beginning of training to each  participant.  Collect the card when the participant tells their war story.   If they don’t have a card, they can’t tell any more.  Emphasize importance of group participation 

 

Page 32 

The Trainer’s EDGE  

Jokester  Loves to get attention from group, may be loud and boisterous, comments  may border the gray area, focus is completely on fun and getting a laugh which  disrupts the learning process.  • •

Emphasize time factor  Talk privately about group needs to focus on learning    Reluctant Learner  Feels forced to come to the training or perhaps missed a campout or activity  with their unit or family because this training is required.  • •

Make it fun  Stay on schedule  

  Conclude by making these points:  In keeping the balance between the individual and group, the culture we  establish also plays an important part  • • • • • • •

Emphasize Safe Haven  Make it fun  Show respect  Set expectations  Be positive and constructive  Empower the group  Think of Win‐Win 

 

The Trainer’s EDGE  

Page 33 

 

Managing Questions for Effective Training 

 

Questions can be a powerful method for learning.  Here are some ways to use  and manage unexpected questions to achieve effective training and learning.  Unexpected Questions or Answers from Participants  Pick three or four situations from the handout Managing Questions for  Effective Training.  Ask participants what their response would be making sure  the responses in the handout are covered .Or assign a situation to each team  and have them role play the situation and trainer response.  Distribute handout Managing Questions for Effective Training. 

  Summary  What training culture do we want to establish?   

Learner focus or servant leadership 

  What are some of the main points to remember in leading a discussion?  • • • • •

   Prepare     Help the team feel at ease     Make sure everyone has a chance to talk     Stay on track     Summarize periodically           

  What is the objective of a reflection?   

To get learners to articulate learning from an experience or topic 

What is important to remember when managing group behavior?   

Balance the needs of the individual and the group 

  Allow time here to adapt presentations that participants brought with them to  reflect this morning’s learning.  

Page 34 

The Trainer’s EDGE  

Module 4—Participant Platform Time!    2 Hours (Team – Small Group) 

Learning Objectives  At the end of this module, the participants will be able to:  • •

Demonstrate platform skills in 10‐12 minute presentations  Receive Start, Stop, Continue feedback from Team  

Team guides will facilitate this module in small group setting.  With the team as the audience and feedback group, each participant will give a 10‐ to 12‐minute  presentation on a topic of his or her choosing from the Boy Scout Handbook or another program  element like Cub Scouting or Venturing. You may use any media you choose. The presentation may be a  specific skills session that uses EDGE, but the broader skills of the trainer should also be demonstrated.  A broad topic choice, such as uniform, advancement, high adventure, hiking, or camping, could be  selected.  As in Module 2, presenters will receive feedback.  Team members will use the Communication Skills  Checklist as a resource of desired behaviors for a trainer.  Following each presentation, the team will  prepare a Gift of Feedback form for the presenter (use the presenter’s form – handout page 55).  The  team will verbally give feedback.  One member of the team will be the recorder and write down the  feedback on the presenters form.  Then give it to the presenter when the team is finished with the  feedback.  When you are giving feedback, take time to provide quality feedback.  Feedback is a gift only  if it is packaged that way. All participants have the right to honest, well‐crafted, tactful, and actionable  feedback on their efforts.  SSC feedback is not intended to be an open discussion.    

   

The Trainer’s EDGE  

Page 35 

 Closing     Bring the larger group back together.  Wrap up by thanking the class for their participation and offering brief inspirational closing remarks.  Then present the certificates of completion (see page 40 for a sample).    Have all raise their hands in the sign of whatever program they are registered in and recite the Trainer’s  Creed (see handout page 76).  

Page 36 

The Trainer’s EDGE  

 

Appendix / Handouts    Sample Staff Assignment Sheet ................................................................................ 38  Sample Invitation Letter ............................................................................................ 39  Sample Certificate of Completion ............................................................................. 40  Quotations for Wall Posters ...................................................................................... 41  I AM/WHO IS? QUESTIONS AND ANSWERS .............................................................. 43  I AM/WHO IS? ........................................................................................................... 45  Scavenger Hunt (Optional) ........................................................................................ 42  Scouting Charades .................................................................................................... 43  The EDGE Model ....................................................................................................... 50  Tools of a Trainer ...................................................................................................... 51  Communication Self‐Assessment .............................................................................. 52  Body Language.......................................................................................................... 53  Managing Situations with Body Language ............................................................... 54  The Gift of Feedback ................................................................................................. 55  Communication Skills Checklist ................................................................................. 57  Physical Arrangements ............................................................................................. 58  Using DVDs ................................................................................................................ 59  Making Computer Presentations .............................................................................. 60  Tips on Effective Visual Aids ...................................................................................... 62  Buzz Groups .............................................................................................................. 63  How to Give a Demonstration ................................................................................... 64  How to Enhance Presentations and Training ............................................................ 65  Summary of Training Methods ................................................................................. 66  Challenging Behavior Cards ...................................................................................... 68  Rules for Discussion Leaders ..................................................................................... 70  Reflection .................................................................................................................. 72  Managing Questions for Effective Training .............................................................. 74  Trainer’s Code of Conduct ......................................................................................... 76 

The Trainer’s EDGE  

Page 37 

Sample Staff Assignment Sheet  (You may use this form or develop your own.)   

Assigned to 

Backup  

Notes 

Physical Arrangements 

 

 

 

Registration 

 

 

 

Lunch Arrangements 

 

 

 

Handouts/Props 

 

 

 

Arrival/Check in 

Team Guides 

 

 

Welcome  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Participant Sessions 

Team Guides 

 

 

Closing 

 

 

 

Before the Course 

Registration and Gathering Period 

Sessions  Scouting Charades       Course Introduction/Overview  Communication  • Purpose and Model of Training  • Introduce EDGE Model  • Platform Skills  • Body Language / Wrap up  Training Preparation‐Logistics,  Media, and Methods  • Preparation  • Review Training Methods, SSC,  Verbal Fillers 

• Prepare to Present Part 2 – 

    Team Guides 

Presentations and Summary  Directing Traffic and Thoughts  • Culture and Discussion  • Reflection 

• Managing Challenging Behavior /  Managing Questions and  Participant Sessions 

Page 38 

The Trainer’s EDGE  

Sample Invitation Letter    Dear __________________________:  We are glad you have enrolled in the ________________ Council’s Trainer’s EDGE Course!  The Trainer’s EDGE is a required course for Wood Badge for the 21st Century and National Youth  Leadership Training staffs. The purpose of the Trainer’s EDGE course is to provide and help develop  the platform skills of a trainer and is meant to supplement the practice that is offered through Wood  Badge and NYLT staff development. You will have the opportunity to give several presentations  during the day.  The course is scheduled as follows:  Date:  Location:  Uniform:  Precourse Preparation: Please prepare a 10‐ to 12‐minute presentation on a topic from any BSA  material. Your presentation should allow you to demonstrate the skills of a trainer. You will receive  constructive feedback on your presentation from the other participants.  [Include map, information on lunch, or any relevant housekeeping issues.]  If you have any questions, please feel free to contact: 

The Trainer’s EDGE  

Handout 39 

Sample Certificate of Completion 

 

 

Page 40 

The Trainer’s EDGE  

Quotations for Wall Posters    1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Tact is the art of jumping into troubled water without making a big splash.  A poor plan implemented is better than a masterpiece ignored.  Character is what you do when nobody is looking.  The wise woodsman knows to pause to sharpen his ax.  Use the talents you possess, for the woods would be silent if no birds sang but the very best.  The shortest route has the steepest hills.  Stepping stones and stumbling blocks are made out of the same stuff.  Luck is preparation meeting opportunity.  Goals are dreams with deadlines.  When your work speaks for itself, don’t interrupt.  Only those who attempt the absurd will achieve the impossible.  It is easier to explain the price than to apologize for the quality.  A 10‐minute demonstration is more effective than an hour lecture.  For every hour of presentation, put aside 10 hours of preparation. 

 

The Trainer’s EDGE  

Handout 41 

Scavenger Hunt (Optional)  Have your team collect as many of these 20 items as it can in five minutes.  1. Nail clippers  2. Paper clips  3. 73 cents  4. Brown belt  5. Book of matches  6. New toothpick  7. Rubber band  8. Pocket calculator  9. Ford ignition key  10. Library card  11. Wood pencil  12. Flashlight  13. Sunglasses  14. Photo of baby girl  15. Road map  16. Coffee mug  17. Lipstick  18. Aspirin  19. Mirror  20. Shoestring 

Page 42 

The Trainer’s EDGE  

I AM/WHO IS? Questions and Answers  What is a realistic situation or a series of actual events presented to learners for  analysis and solution?  Case Study What provides excellent audiovisual training?  DVDs What are making sure there is a clear view of the presentation area, presenting  against the long wall, covering or removing the podium, set up the night before,  and checking for distractions?  Room Arrangements What is a teaching model designed to facilitate learner‐focused training?  EDGE What is acting out roles presented in a particular situation?  Role‐play What is soliciting ideas from the team, allowing all ideas to be considered, then  grouping like ideas to help the team plan?  Brainstorming  What is large chart paper with multiple pages used as a visual aid to take  participant input or emphasize major points of a presentation?  Flip Charts What is a way to promote the quick exchange of ideas on a single topic in a short  period of time?  Buzz Groups What is an opportunity for an expert to provide specific knowledge by  responding to the direct questions from the group?  Question and Answer Session What are small folder/notebooks that allow you to have an effective visual aid  for a small group?  Flipbooks   What is a series of stations that accommodate small groups and teach related  parts of a general topic?  Learning Centers/Round Robins

The Trainer’s EDGE  

Handout 43 

What is using theater, audience participation, breaking the ice?  Enhancing Presentations What is a series of guided questions leading from the facts of what happened to  interpretation and application?  Reflection What is one person conveying information to a group of learners by talking to  them, with or without visual aids?  Lecture What is a tool to assess what the group needs to do to work better as a team?  Start, Stop, Continue What is similar to a lecture except learners are more involved?  Informal Talk Which typeface is the best choice for projected transparencies?  Sans‐serif  What is a planned conversation on a selected topic?  Discussion What presentation method combines the advantages of an overhead projector,  a slide projector, a flip chart, and a whiteboard?  Computer Presentations What is a more complex form of role‐playing and case study which creates  environments where participants experience potential situations?  Simulations What is a person or team performing a task and explaining it to show learners  how to do a task?  Demonstration Which color on color is most visible?  Black on Yellow  What dresses up your presentation considerably?  Clip Art  What is organizing the room and all the media for the learner’s benefit?  Physical Arrangements

Page 44 

The Trainer’s EDGE  

I AM/WHO IS?     

 

Question and Answer  Session  

Learning Centers/Round  Robins  

Reflection   

_________________ 

_________________ 

_________________ 

 

 

 

What is one person  conveying information to  a group of learners by  talking to them, with or  without visual aids? 

  What are small  folder/notebooks that  allow you to have an  effective visual aid for a  small group?   

What is using theater,  audience participation,   breaking the ice?   

 

  Start, Stop, Continue    

Simulations   

Sans‐serif   

_________________ 

_________________ 

_________________ 

 

 

What is similar to a  lecture except learners  are more involved? 

What is a person or team  performing a task and  explaining it to show  learners how to do a  task? 

 

The Trainer’s EDGE  

  What is a planned  conversation on a  selected topic?   

Handout 45 

  Room Arrangements   

DVDs   

Computer Presentations   

_________________ 

_________________ 

_________________ 

 

 

 

What is a realistic  situation or a series of  actual events presented   to learners for analysis  and solution? 

What is acting out roles  presented in a particular  situation? 

What is a more complex  form of role‐playing and  case study which creates  environments where  participants experience  potential situations? 

 

   

    Clip Art   

Role‐play   

Physical Arrangements   

_________________ 

_________________ 

_________________ 

 

What are making sure  there is a clear view of  the presentation area,  presenting against the  long wall, covering or  removing the podium, set  up the night before, and  checking for distractions? 

 

What is organizing the  room and all the media  for the learner’s benefit?     

Page 46 

What is a teaching model  designed to facilitate  learner‐focused training? 

The Trainer’s EDGE  

  Case Study   

Discussion   

Black on Yellow   

_________________ 

_________________ 

_________________ 

 

 

 

What provides excellent  audiovisual training? 

What presentation  method combines the  advantages of an  overhead projector, a  slide projector,  a flip  chart, and a whiteboard? 

What dresses up your  presentation  considerably? 

 

 

    Demonstration    _________________ 

Informal Talk    

Brainstorming   

_________________ 

_________________ 

 

 

Which color on color is  most visible? 

Which typeface is the  best choice for projected  transparencies? 

 

   

  What is large chart paper  with multiple pages used  as a visual aid to take  participant input or  emphasize major points  of a presentation?   

The Trainer’s EDGE  

Handout 47 

  EDGE   

Flip Charts    

_________________ 

_________________ 

_________________ 

 

 

 

What is soliciting ideas  from the team, allowing  all ideas to be  considered, then  grouping like ideas to  help the team plan? 

What is a way to  promote the quick  exchange of ideas on a  single topic in a short  period of time? 

What is an opportunity  for an expert to provide  specific knowledge by  responding to the direct  questions from the  group? 

 

Buzz Groups   

 

    Flipbooks   

Enhancing Presentations   

Lecture   

_________________ 

_________________ 

_________________ 

 

 

What is a series of guided  questions leading from  the facts of what  happened to  interpretation and  application? 

What is a tool to assess  what the group needs to  do to work better as a  team? 

  What is a series of  stations that  accommodate small  groups and teach related  parts of a general topic?   

 

 

Page 48 

The Trainer’s EDGE  

Scouting Charades   Team member’s name_______________________________________________    1. What is unique about you or something most people don’t know about you?      2. How have you used a Scouting skill outside of Scouting?      3. What is your favorite movie?      4. What is your favorite hobby (besides Scouting)?      5. What is your favorite food?      6. What is your favorite sport?      7. What is your favorite activity?     

The Trainer’s EDGE  

Handout 49 

The EDGE Model  Stages and Training Methods   

Training Stage 

What It Is 

Explain 

√   Tell them (talk, audiotape).  √   Give written instruction or explanation (paper, book, Web page). 

Demonstrate 

√   Show (include role plays, videos, computer animations).  √   Do it yourself as they watch.  √   Use a diagram.  √   Tell a story (can be fictional or real‐life examples). 

Guide 

√   Watch them do it and give verbal hints and tips.  √   Do it together (at the same time).  √   Let them try it; then talk about it.  √   Let them ask questions as they try it. 

Enable 

√   Give a memory aid.  √   Give them a task that requires this learning.  √   Ask them to teach someone the new learning.  √   Give them the resources to do it again without you.  √   Help them use the learning again in a new setting or situation. 

Summary    Did you notice how easy it might be to combine Explaining and Demonstrating at the same time?  Or  Demonstrating and Guiding? While we show EDGE as separate steps, one step easily flows to the  next. In fact, they are connected, and you can combine steps to accomplish the learning objectives  and goals.  You may need to go back a step if they don’t get it. 

Handout 50 

The Trainer’s EDGE  

 

Tools of a Trainer  Voice  •

Learners should be able to hear without straining.   Tip: Speak so someone standing behind the last learner in the room can hear.



Adjust to accommodate the room’s acoustics.  Tip: Move the tables closer to you or use a microphone. 



Tone should be confident, enthusiastic, and pleasant, but never sarcastic.  Remember: A Scout is friendly, courteous, and kind. 



Speed is important. Too fast reduces effectiveness, too slow is boring.   Tip: Ask a co‐trainer to signal you to go faster or slower. 



Be clear, and avoid slang, acronyms, and filler words.   Tip: Ask a co‐trainer to give you feedback 

Eyes  •

Be aware of all events in the room. Make a conscious choice to act on or   ignore what you see.  Tip: Act to assure that most learners are not distracted from the learning. 



Establish eye contact with everyone.  Tip:  Look at a learner for the length of one sentence, then look at another learner. 



Interpret what you see from eye contact, and decide any action.  Tip: If they are squirming, give them a break. 

Ears  •

Listen with the intent to understand, not with the intent to reply.    Tip: Summarize and repeat back the question before answering to confirm your  understanding. 



Be aware of the learners’ audible signals— judge whether or not to respond.  Tip:  Assure that most learners are not distracted from learning. 



Be comfortable with silence—not talking opens the door for others to participate.  Tip: Many adults take three to five seconds to think of an answer. Teens typically take seven  to 12 seconds.   

The Trainer’s EDGE  

Handout 51 

Communication Self­Assessment  The following are things that people notice about a trainer.  Rate yourself on these items.     

My Assessment (check one per row)

  Verbal Communications 

Want to  Improve 

  Okay   



Volume:  I speak so that all learners can hear. 



Articulation: I speak clearly so each word is  understood. 

 



Smooth:  I avoid filler words (um, like, you know).  

 



Pace:  My pace is not too fast or slow. I change pace  to signal importance or change in topic.  

 



Enthusiasm:  My voice reflects interests in the topic  and the learners.  

 

Good 

Great 

 

    1 2

Listening Skills  Attention:  I listen fully to others to understand them. Understands:  I get the underlying meaning.



Noise:  I am aware of and respond well to noise and  other distractions.  

My Assessment (check one per row) Want to    Improve  Okay  Good  Great       

 

    1 2

Visual Communications  Awareness:  I see all that is going on, acting if needed. Reads nonverbal language:  I correctly respond to facial and  nonverbal communications. 



Eye Contact:  I make eye contact for a full phrase or  sentence.  I shift eye contact regularly.                        

My Assessment (check one per row) Want to    Improve  Okay  Good  Great       

 

    Body Language Communications 

My Assessment (check 1/row) Want to    Improve  Okay  Good  Great   



Stance:  I use a neutral stance, with hands at my side  most of the time. 



Gestures:  I use my hands, arms, and body to  emphasize points.  

 



Position:  I stand so all can see me, without pacing.  

 



Confident:  I stay open—there are no papers,  lecterns, or tables between me and learners. 

 



Controls Verbal Traffic:  I use body language to  engage or control participation as needed. 

 

Handout 52 

 

The Trainer’s EDGE  

 

Body Language  Good Habits  •

DO use a neutral stance. Be natural without doing anything to distract the group. 



DO use a happy, cheerful facial expression when training (unless the topic makes this  inappropriate). 



DO stand in the best place to communicate effectively with the group. 



DO use your arms to “direct” verbal traffic. 



DO use the three trainer tools (voice, eyes, ears). 



DO command attention when you need to control the group. 



DO empty your pockets before you start to facilitate. 

Bad Habits   •

DON’T fidget (with objects, hair, or clothes). It distracts the learners.



DON’T put your hands in your pockets. 



DON’T fold your arms (it’s defensive). 



DON’T use your arms only from the elbow down (makes you look like a robot). 



DON’T move around the room unnecessarily. 



DON’T show you are tired, even if you are feeling exhausted.  This reduces the group’s  energy level. 



DON’T lean on desks or furniture (it makes you look insecure). 

The Trainer’s EDGE  

Handout 53 

Managing Situations with Body Language    Situation 

Recommended Approach 

Stop side conversations  among learners. 

•  Physically move toward the people talking.  •  Put your hand out (toward the people talking).  •  Make eye contact.  •  Use individual’s name in discussion (remember when Sally said…). 

Project confidence. 

•  Stand in the middle of the room (don’t stand behind things).  •  Stand in the neutral position—head high, shoulders back.  •  Pleasant look/smile on your face.  •  Make quality eye contact.   •  Project your voice.  •  Do NOT tell your learners you are nervous, ill, this is your first time, etc. 

Inviting/receiving  questions 

•  Silence.  •  Eye contact. (Watch learner’s body language—confused? Wants to say something?)  •  Extend arm with palm up to an individual. 

Stopping questions  because you will cover  the material later 

•  Hold hands in the air with palms up (stop).  •  Make eye contact around the room.  •  Tell learners the material will be covered in the next “X” amount of time.  •  Have people jot down their questions.  •  Tell group you will move on (arms extended, upward palms, eye contact, nod your head) to  get the group to agree without ever asking them. 

Shut down discussion  and move on when  learning points are  covered 

•  Get group’s attention (silence, loud voice, move closer, arms up for positive energy!).  •  Reinforce the critical learning points already covered.   • Thank group for energy.  •  Tell them you are moving on (use the content to move forward). 

Get the full group’s  attention after an  exercise 

•  Get everyone focused on the front of the room (methods: silence, loud voice, strong body  language, big arm movements).  •  Use the content to move the group forward. 

Make a VERY important  point 

•  Stand in the middle of the room (close to the group).  •  Lower your voice.  •  Make the point (tell the group it is very important).  - Speak slowly, accentuate each word (make good eye contact with each person).  - Accentuate with body language (use hands). 

Get volunteers 

•  Ask for volunteers—better yet, ask for a “helper.”  •  Use silence (and scan the room to make eye contact).  •  Extended arm, palm up, “special” eye contact at individual you want.  •  Have previous volunteers select next volunteers.  •  Spin the pen (or the gimmick, i.e., person with birthday closest to December or longest hair  or “Everyone stand up!  Last one at your table to stand is the volunteer.”) 

Co‐trainer teamwork 

•  Have a predetermined signal to let your co‐trainer know you want the floor.  •  Frequently ask your co‐trainer, “Do you have anything to add?” 

Co‐trainer teamwork:   “Off‐stage” trainer is  asked a question 

•  Direct your eye contact away from person asking the questions to your co‐trainer who is  leading the group.  •  “Lead trainer” walks into line of sight of person who is talking to seated co‐trainer.   •  Co‐trainer deflects the question to lead‐trainer with a hand. 

 

Handout 54 

The Trainer’s EDGE  

 

The Gift of Feedback    Name (presenter):   _________________________________________________________________      Name (person completing form):  ______________________________________________________   

Start   (These are things you are not doing that will make you more effective as a trainer.)     _________________________________________________________________________________       _________________________________________________________________________________       _________________________________________________________________________________       _________________________________________________________________________________   

Stop   (Consider not doing the following, because they are not effective.)     _________________________________________________________________________________       _________________________________________________________________________________       _________________________________________________________________________________       _________________________________________________________________________________   

Continue    (These are the great things about your presentation that you want to ensure to continue.)     _________________________________________________________________________________       _________________________________________________________________________________       _________________________________________________________________________________       _________________________________________________________________________________   

The Trainer’s EDGE  

Handout 55 

Name of Presenter 

Name of Person Providing Feedback 

Start  Stop  Continue       

Name of Presenter 

Name of Person Providing Feedback 

Start  Stop  Continue       

Name of Presenter 

Name of Person Providing Feedback 

Start  Stop  Continue       

Name of Presenter 

Name of Person Providing Feedback 

Start  Stop  Continue 

 

Handout 56 

The Trainer’s EDGE  

Communication Skills Checklist    •

Neutral Position

The leader stands comfortably before the audience, hands at his 

sides.  His posture is good.    •

Feet

The leader positions himself where everyone can see and hear him without 

distraction.  If possible, the leader moves around during the presentation.  •

Hands

The leader uses his hands and arms as communicating tools, inviting the 

audience’s participation while not distracting them with constant motion.    •

Mouth

The leader communicates loudly enough for everyone to hear, and clearly 

enough for everyone to understand.  He varies the tone of his voice as he talks.    •

Eyes

The leader makes eye contact with listeners. 

  •

Ears

The leader is aware of how listeners respond to what he says, and he adjusts his 

communicating to fit their needs. 

The Trainer’s EDGE  

Handout 57 

Physical Arrangements  Room Arrangements  •

Make sure there is a clear, unobstructed view of the presentation area. 



Present against the long wall whenever possible. 



Do not allow activity behind the presenter (check for doors and windows). 



Watch strong back or side lighting. Try to put windows at participants’ backs. 



Remove or cover the podium. Presenters should move around the area. 



Have a clock mounted high on a back wall or a designated timer. 



Set up the night before the training.  Monitor room temperature for comfort. 



Check for distractions like loud fans or seating with a blocked view.  

Seating  •

Seat participants in small groups of five or six. 



Try to have all seats facing the presenter. 



A fan arrangement is best so that no views are blocked. 



For a small group (one table), make the presentation from the head of the table or center of  the longest side. 

Training Aids  •

Screens and monitors should be placed so participant view isn’t blocked.  Check location of  video monitors and screens to avoid bright light—reflections or wash outs.  Do not totally  darken the room. 



Projector should be located to minimize traffic in front of its beam. 

Power  •

Ensure power is available. Assess beforehand and bring extension cords. 



Don’t overload circuits and know where circuit breakers are. 



Check location and accessibility of outlets. 



Bring extra grounding plugs if they are needed. 



Ensure all cords are taped to the floor with visible caution markers and that they remain  totally out of the path of any traffic.  

Handout 58 

The Trainer’s EDGE  

Using DVDs  DVDs provide excellent audiovisual training.  A complete training program is designed to do three  things:  •

Increase knowledge 



Develop skills 



Improve attitude 

  An experienced trainer can use DVDs effectively to increase knowledge and to develop skills.   However, viewing DVDs cannot create the extremely positive attitude of an enthusiastic trainer.   Viewing is a passive activity. Molding attitude is active and the role of the trainer, not the media. 

Tips on Using DVDs in Presentations  •

Be thoroughly familiar with the content of the video.  View it several times. Take notes. 



It is difficult to jump around from topic to topic with a DVD (unlike when using a training  outline). The positive aspect here is that learners get a consistent message. The negative  aspect is that you cannot easily locate the precise portion of video that contains the  message you want to emphasize to participants. You cannot keep a visual frame in front of  the group for an extended time. You can summarize important points on charts or  handouts. 



When you have more than 10 participants, use a projector or more monitors.  



Arrive at the training site in plenty of time to check your equipment.  

Things to Avoid  •

Most DVD players are highly reliable. They are, however, technically complicated. Do not try  to fix the machine if it is not operating properly. Revert to plan B (flip charts, whiteboard,  etc.). 



Do not play one DVD segment immediately after another. The maximum viewing time for a  segment should be no longer than 20 minutes. Then it is important for you to have an  activity that permits participants to exercise their eyes. Viewing at a fixed depth for too long  causes eye fatigue. 



Avoid exposing the DVD player to dust. Store DVDs and the player in dustproof boxes. 

The Trainer’s EDGE  

Handout 59 

Making Computer Presentations  Presentation Software  •

A computer presentation combines the advantages of the overhead projector, the slide  projector, the flip chart, and the whiteboard/chalkboard. 



A presentation can be made to audiences as small as five (using only a monitor) or as large  as a full auditorium. 



Projection is best viewed in a semi‐dark room.  



The trainer faces the audience. By keeping eye contact with the participants, the trainer is  able to maintain control of the group while at the same time controlling the presentation. 



Presentation software has a number of special effects available.  Use them with care so they  enhance the presentation and not distract from it. 



Computer presentations are easy to prepare and transport, but beware of “Death by Power  point”—having too many computer presentations. 

Clip Art  •

Clip art dresses up your presentation considerably and is available from a number of  sources, including many Internet sites. (Observe copyright ownership: Be sure the site  includes a statement granting permission to use the material.) 



Additionally, the local council service center should have Scouting clip art. 

Color on Color (Use with Caution)  Ranked from most visible to least visible:  1. 2. 3. 4. 5. 6.

Black on yellow  Green on white  Blue on white  White on blue  Black on white  Yellow on black 

Handout 60 

7. 8. 9. 10. 11. 12.

White on red  White on orange  White on black  Red on yellow  Green on red  Red on green 

The Trainer’s EDGE  

Fonts and Type  Point Size  A large number of point sizes should be used. Some examples: 

Titles

50 point

Main thoughts

32 point

Secondary points

28 point

Third-level points

24 point

Fourth-level; smallest recommended

20 point

Serif and Sans‐Serif Type  •

Serif typefaces are commonly found in books. They are easy to read and information may be  somewhat more readily remembered when presented in serif typefaces.  



In a computer presentation, serif typefaces are very acceptable if the presentation is to be  viewed on a monitor.  This is serif text. The strokes in each letter are capped with serifs that help the eye recognize the letters more easily.

• •

Sans‐serif is the best choice for projected transparencies because it produces a more readable  character when projected.  If the presentation is to be projected from a computer or from transparencies printed from the  presentation, then sans‐serif typefaces are preferred.  This is sans‐serif text. The letters are not capped, and the look is smoother.

The Trainer’s EDGE  

Handout 61 

Tips on Effective Visual Aids  Flip Charts  •

Ensure the chart is positioned so it is visible to all. 



Write neatly with letters about 2 inches high using lower‐case lettering. 



Prepare charts in advance whenever possible. 



Leave a blank sheet in between charts to avoid show‐through. 



Use dark colors (black, brown, purple, blue); avoid red, green, and yellow.  



When taking participant inputs, write down comments verbatim if at all possible (ask the  participant to summarize if the comment is too long). 

Flipbooks  •

Make a color copy of computer slides of the presentation for participants to view.  Make a  second grayscale copy of computer slides for the trainer to view. 



Load the flipbook so that the learner and trainer are viewing the same page.  Check to see if all  slides are right side up. 



Write personalized speaker notes on the trainer side. 

Slides—Flipbooks/Computer Projections  •

Use materials and media that enhance the learning process. 



Limit text to 6‐by‐6 (six words per line, six lines per chart) and no less than 16 point type. 



Make the main point the focus of the graphic. 



Target content to the learner rather than as a trainer outline. 



Avoid distracting decorations. 



Aim for a high correlation between graphic and text. 



Use pictures to clarify complex subject matter. 



Avoid frequent changing of slides. 



Review the slides before the presentation to ensure they are easy to read. 



Leave instructions for any exercises visible throughout the exercise so all can refer to them. 



If slides are not relevant to the current discussion, turn off the projection unit. 

Handout 62 

The Trainer’s EDGE  

Buzz Groups  What?  •

Small groups given short periods of time to consider a simple question or problem. Ideas are  recorded. Group ideas, then present them to the larger group for further discussion. Buzz  groups are merely a starting point; they need to be followed by careful analysis that is reported  to the large group. Sometimes buzz groups are done by the group as whole, sometimes by  subgroup or separate committee. 

When?  •

The group is too large for discussion or brainstorming. 



The experiences of the group members can lead them to discover solutions themselves. 



Some members of the large group are slow or reluctant to participate. 

Advantages  •

Can be used spontaneously. 



Do not require multiple leaders. 



Allow all group members to participate. 



Lead to team consensus building. 



Allow sharing of leadership. 



Help build community (small group) sprit. 

Disadvantages  •

Group may get off track. 



Group may end up with pooled ignorance. 



Buzz groups alone cannot be relied on to reach viable conclusions. 



Reporting of results may get bogged down. 

The Trainer’s EDGE  

Handout 63 

How to Give a Demonstration  There is a difference between just using a skill or method and demonstrating it so others can learn.  A  few suggestions are outlined here. 

Prepare for the Demonstration  •

Assess the audience to determine their present knowledge.  Learn how much detail you will  need to give them. 



In advance, plan the steps you will use in giving the demonstration. 



Make a written outline of the steps you will use for a long demonstration. 



Collect and prepare the necessary materials or equipment. 



Practice the demonstration from beginning to end until you can do it smoothly and with ease. 



Appear as natural as possible, even if you cannot perform the skill exactly as you would in use. 

Give the Demonstration  •

Briefly tell your audience the major points to watch for during the demonstration. 



Adjust the speed of your review demonstration to the difficulty of learning the various steps. 



Watch for the participants’ reactions.  Fit the amount of detail you give and pace the action to   your audience. 



If necessary, repeat any difficult or important steps, either as you go along or after all steps are  completed, to ensure that everyone understands. 



If you warn against the wrong way by showing it, always demonstrate the right way before and  after you show the wrong way. 

Summarize the Demonstration  •

Briefly review the important steps. Use a chalkboard or poster as a visual aid in summary. 



Give the participants a chance to ask questions.  Better still, give the participants a chance to  practice while you coach. 

Handout 64 

The Trainer’s EDGE  

How to Enhance Presentations and Training    Be yourself. Don’t try to be something you’re not.  Change your attitude about public speaking. Change fear of speaking to excitement about speaking.   Think about your participants’ needs, not about yourself.  Break the ice. Ask the audience questions and get them talking. Take a demographic check. Tell joke.   Find out what the participants want to know. Identify and address participant expectations.  Use theater. Incorporate costuming and/or props into the presentation.  Magic aids retention and is  entertaining.  Tell a story.  Use audience participation. Involve the audience with participation stunts. Lead group discussions. Use  small‐group breakout discussions. Employ problem‐solving activities.  Re‐energize participants with pattern breaks. Change the tone of voice or pattern of speech.  Move to a  different part of the room, use videos, or music. Change the pace with stunts, games, or  songs.  Use  upbeat music to start a meeting or when group returns to the room or at the end of a break.  Use simple prizes as participation incentives.  Candy works well.  Simple recognitions like life savers,  buttons (panic button), stickers, handmade pocket dangles with a feather, bead, or bell attached.  

KISMIF (Keep It Simple, Make It Fun).  Use humor. Don’t be afraid to have fun. Create an atmosphere where people are free to laugh. 

The Trainer’s EDGE  

Handout 65 

Summary of Training Methods  Method 

What It Is 

When to Use It 

Lecture 

One person conveys information to a   group of learners by talking to them,   with or without visual aids. There is no  participation by the learners and little feedback  to the lecturer. 

In large groups where discussion is not  practical. When an expert is relaying new  information to learners who have no  relevant personal experience.   

Informal Talk 

Similar to a lecture except learners are   more involved through feedback and  participation. Less formal. 

In groups when ample time is available   for questions and feedback. Material  presented is not entirely outside the  experiences of the learners. Most   Scouting programs. 

Demonstration 

A person or team of persons actually performs a  task and explains it to show learners how to do  a task. Usually followed up by having learners  practice the task. 

Especially helpful for teaching a skill  when plenty of time is available. Need to  have enough instructors to limit learners  to small groups. 

Discussion 

A planned conversation (exchange of ideas or  viewpoints) on a selected topic. Guided by a  trained discussion leader. 

Where the ideas and experiences of   the group help them to discover the   point they are learning. Needs an  experienced leader to keep things on  track. Few major points. 

Case Study 

A realistic situation or a series of actual events  presented to learners, either orally or  by handout, for their analysis and solution. 

Real‐life situations get points across most  effectively. Multiple points of view help  learners to better understand concepts.  No clear‐cut solutions. 

Role‐Playing 

Leaders or learners act out roles presented in a  particular situation. Participants must supply  their own dialog within the context of the role  and the situation. 

Where high learner participation is  desired. The subject involves person‐to‐ person communication. 

Simulations 

A more complex form of role‐playing and case  study. Used to recreate environments where  participants experience potential situations that  might actually develop during an assignment. 

Excellent for disaster, rescue, first‐aid,   or other crisis‐management situation  training. When an elaborate role‐play   can best teach the subject. 

Group members write down their ideas on a  sticky note. One idea per note. Trainer has each  participant read his or her ideas and then posts  them on a chart or wall. Similar ideas are  grouped together. All ideas are considered.  Criticism and editorializing are not allowed. 

When the things to be learned involve  pulling together shared ideas of the  whole group for program planning. For  an indecisive group.  

Brainstorming      

Handout 66 

The Trainer’s EDGE  

Buzz Groups 

A way to promote the quick exchange of ideas  on a single topic in a short period of time. Ideas  are presented back to the larger group for  discussion and solution. 

When the group is too large for general  discussion or brainstorming. When the  experiences of the learners can lead  them to discover solutions for  themselves. 

Question‐and‐ Answer Session 

An opportunity for an expert to provide specific  knowledge, responding to the direct questions  about the specific topic from the group of  learners. 

Near the end of a training session. When  an expert is available whose knowledge  is either superior or whose authority  makes his answers correct.  

A series of stations/tables/corners.   Each accommodates a small group. All stations  teach related parts of the same general topic.  Learners rotate through all the stations. 

Excellent way to teach a lot of  information in a short period of time.  When the group is too large to effectively  teach by the other training methods  above. 

Reflection 

A series of guided questions leading   from the facts of what happened to  interpretation to application. 

As a form of evaluation tool. When  connecting activities or connecting an  activity to a larger picture. 

Start, Stop,  Continue 

A tool to assess what the group needs to do to  work better as a team.  What should they start  doing to help the team, what should they stop  doing that isn’t helping, and what should they  continue doing. 

An evaluation tool to use periodically  through a multi‐day training, after team  activities or outings, or any time the  group needs to determine where they  are and where they need to go. 

EDGE 

A teaching model designed to facilitate learner‐ focused training.  Explain  Demonstrate  Guide  Enable 

Any time a skill is taught.  NYLT syllabus is  written using the EDGE model. 

Learning  Centers 

The Trainer’s EDGE  

Handout 67 

Challenging Behavior Cards     

The Disruptive Questioner Asks endless questions, seems to get stuck on one point, doesn’t listen to answers given   

What would a trainer do?       

     

The Know‐It‐All Tries to dominate the training, authority on everything, often answers aren’t completely correct.     

What would a trainer do? 

 

 

         

The Negative Personality Cynical of others or the program, argues with trainer or others over various points,    

What would a trainer do? 

     

 

    Handout 68 

The Trainer’s EDGE  

 

War Story Teller Has a story for every topic, “This is the way we do it,” not interested in any one else’s stories.   

What would a trainer do? 

 

 

         

Jokester Turns everything into a joke,  may be loud and boisterous, focus is completely on fun.   

What would a trainer do?       

     

Reluctant Learner Feels forced to come to the training or have missed a campout or activity with their unit because this  training is required.   

What would a trainer do?       

 

The Trainer’s EDGE  

Handout 69 

Rules for Discussion Leaders  Leading discussion is an art in itself. Leading is a talent that requires practice and care to be done in a  positive manner. We make no attempt here to treat the subject exhaustively, but we do share a few  important hints that should serve you as a guide. 

Prepare for the discussion.  •

Let the whole group know the subject in advance so they can think about it. 



Talk with group members individually to find out their ideas. 



Read about the subject. 



Write an outline of the subject so you have a pattern of ideas you want to cover. 



Pick a comfortable location. Consider lighting, heating, and ventilation. 



Have paper and pencil ready to record the main points. 



Start the discussion on time. End it on time. 

Help the group to feel at ease.  •

Arrange the group comfortably so they can see each other. Configure the group in a circle, a  semicircle, a U, or a hollow square. 



Be sure that everyone is introduced. 



Encourage informality and good humor. 



Permit friendly disagreement, but only on the point being discussed and not between  personalities. 



Keep spirits high. Let everyone have a good time. Don’t let the discussion drag, get boring, or off  on a tangent. 

Handout 70 

The Trainer’s EDGE  

Give everyone a chance to talk.  •

Draw out less talkative members by asking them questions or for suggestions. If possible, call  everyone by name. 



Be careful of the person who tries to monopolize the discussion. Interrupt the “speech‐maker”  tactfully and lead the discussion to another person. If necessary, remind the speaker of the  limited time, or suggest that he or she cut it short until others have had a turn. 



Call on individuals when you see they are ready to talk, rather than going right around the room. 



Lead, rather than dominate, the discussion. Ease yourself into the background when the groups  really get into a good discussion. 

Keep the discussion on track.  •

If the discussion gets sidetracked, bring it back to the main subject by suggesting there are some  more important points that need to be covered in the limited time available. 



Stretch a point if necessary to give individuals credit for ideas developed in the discussion. 

Summarize periodically.  •

Stop occasionally to review the points that have been made. 



If you feel that an important point is being neglected, mention it. 



Close with a quick summary covering the group’s conclusions so that everyone will remember  the important facts brought out in the discussion. 



When appropriate, shelve questions or topics that should be dealt with later or at another time. 

The Trainer’s EDGE  

Handout 71 

Reflection  What?  •

Thinking about the meaning of a topic in a larger context. A group talks about “what it all  means.” Leaders direct reflection by asking questions that encourage participants to do the  thinking, dig into their feelings, and build their own collections of observations. Leaders provide  atmosphere in which participants feel free to think and say what they think. 

When?  •

At the end of the activity 



As a form of evaluation 



When connecting activities or when connecting an activity to a larger picture 

Advantages  •

Gives everyone an opportunity for input. 



Leader provides structure, but solution comes from group. 



Emphasizes present experiences. 

Disadvantages  •

Can be time‐consuming. 



Can create discomfort in people who dislike being put on the spot. 



Sometimes difficult for people to understand and use. 

Handout 72 

The Trainer’s EDGE  

How?  •

Leader uses questions to move group toward discovery and the application phase. 



Begin with concrete “what” questions: “What happened?” or “What was the sequence of  events?” 



Move into interpretive “so what” questions: “Did everyone participate?” or “Did we stick to the  rules we set up?” 



Conclude with the application “now what” questions:  “How can we apply what we learned  during this exercise to something else?”  

Questions can be a powerful method for learning. Here are some ways to use questions to achieve  effective training and learning 

 Reflections for an Activity or Exercise   Questions used for reflections on learning activities or exercises are a way to assure the learner  internalizes the meaning of what was just learned. Here is a standard set of reflection questions to use  at the end of an activity. Modify the questions to fit the situation. 

Reflection Questions  1. 2. 3. 4. 5.

How do/did you feel? (successful, confused ...)  What happened? (Let them summarize the events.)  What did you learn? (self‐discovery, or point out the learning point if they missed it)  How does this relate to the real world? What if . . . ? (Reapply learning to other situations.)  What next? If we did it again… (How can you/we improve?)

The Trainer’s EDGE  

Handout 73 

Managing Questions for Effective Training  Situation 

Suggested Trainer Response 

A learner asks a question  •  You don’t always have to answer every question. The group should be  that was already  answering for themselves. Boomerang the question back to the group.  answered.  A learner responds to  •  Clarify the question; check for misunderstandings.  questions with incorrect  •  Ask the group for answers: Can anyone help us by explaining differently?  answers.  •  Check at break if the problem is serious. Maybe prerequisite knowledge is  missing. Try to provide a resource to help the learner.  One learner acts as if he  or she has all the  answers. 

•  Let the person make the point, and reinforce the value of the comment.  •  Use open body language and ask: What does the group think?  •  Walk toward the person and use stop hand signals. Encourage participation  and input from others with nonverbal body language.  •  Stop hand signals tell the person that their comment is beyond the scope of  the course—offer to discuss during break or lunch. 

A learner asks a question  •  Clarify the question. Ask: Could you say more about that?  in so few words that you  don’t know how to  answer.  A learner provides a  partial but unclear  answer to a question. 

•  Encourage the leaner: Could you say more about that? or Keep going. This is  useful stuff. 

One learner is always the  •  Use body language to encourage others to speak prior to acknowledging this  first one to answer the  person.  trainer’s questions.  •  Thank the people who are contributing, and encourage those who are not.  A learner asks the trainer  •  Ask for clarification of what the learner does not understand.  to explain the idea again.  •  Open the question to the group: How would you address this question? or  Would someone else like to explain this?  A shy learner addresses  •  If relevant to the course, when training resumes, comment that so‐and‐so  questions to the trainer  raised an excellent point during break. Repeat the question and either answer  during breaks, not during  it or ask the learners if they have any answers for this question.  the training session.  •  If not relevant, deal with the shy learner’s questions appropriately. Don’t get  drawn too deeply into a one‐on‐one conversations if it means ignoring all the  other learners or your own needs to set up the next segment.  A learner asks a lengthy  1.  Use eye contact and “stop” hand signals to get them to stop talking.  and entangled question.  2.  Summarize the question and ask if that is what they are asking. If you can’t  Do these in this order.  get to a summarized question quickly, ask the group of learners if someone 

Handout 74 

The Trainer’s EDGE  

 

can help you understand the issue being raised; let that learner summarize  for the first learner. If no one can help, suggest that the two of you talk at  break.  3.  Ask the group if they have an answer, or simply answer the question.  A learner keeps directing  •  The non‐presenting co‐trainer nods toward the main trainer for response.  questions to the co‐ •  Lead trainer physically moves toward the questioner and responds to the  trainer who is not  question.  presenting.  •  The lead trainer says, “That’s an interesting question. Any thoughts on that?”  and uses body language to open the question to the entire class.  The learners are not  giving any nonverbal  clues about their  understanding. 

The Trainer’s EDGE  

•  Ask: Does this make sense to you? Wait for head nods or a question. If no one  responds, say, “This is the interactive part of the training. You move your  head to indicate YES or NO.”  •  Say, “I know this raises some questions. What are your questions?” Wait until  someone is brave enough to respond. 

Handout 75 

Trainer’s Code of Conduct  Trainer’s Creed  I dedicate myself to influencing the lives of youth through the training of Scouting leaders.  I promise to support and use the recommended literature, materials, and procedures as I carry out my  training responsibilities.  I promise to Be Prepared for all sessions to assure an exciting and worthwhile training experience. I will  help leaders understand their importance to Scouting and will take a personal interest in their success.  In carrying out these responsibilities, I promise to Do My Best. 

Trainer’s Philosophy  As trainers in the Cub Scout, Boy Scout, Varsity Scout, and Venturing programs, we are often the very  first non‐unit Scouters that many adults encounter upon joining Scouting. Trainers should strive to be  the personal embodiment of the ideal Scouter.  The image, attitudes, message, and example we portray  can often mean the difference between adults remaining in and expanding their role in Scouting and  losing them for good.  The information we convey to our participants during training sessions goes far beyond any syllabus.  Our example speaks louder than any words we can present.   The core values of all we do in Scouting are the Scout Oath and Law. Connecting our roles as trainers to  the Scout Law is a good road map for success. 

Handout 76 

The Trainer’s EDGE  10/8/2009 6:13:00 AM 

 

A Scout (Trainer) Is:  Trustworthy    Trainers agree to present BSA material in accordance with the published policies, literature, and syllabi  of the BSA. You have an obligation to present the material the way it was intended regardless of your  personal opinions. You represent the BSA and will at all times conduct yourself accordingly. Trainers can  be counted on to do what they say in regard to personal support of adult leaders. Follow through on  locating information and requests. Be available for personal assistance.  Loyal  Trainers support other trainers in their work by being attentive and engaged during presentations.  Trainers support the positions of the BSA in their presentations.  Helpful   A trainer’s sole responsibility is to help adult leaders realize their full potential to the youth in their units  and positions. Trainers look for opportunities to assist other trainers and leaders.  Friendly  A trainer always makes adult leaders feel welcome and part of the fraternity of Scouting. There is never  a place for elitist attitudes. Trainers seek to remove barriers that keep adults from enjoying what  Scouting has to offer them. Trainers are always looking to recruit and encourage new trainers and so  share the experience of being a trainer.  Courteous  Trainers refrain from interjecting or interrupting another trainer’s presentation. Trainers display good  manners to all others. Trainers display a gracious attitude toward others.  Kind  Trainers always praise in public and correct in private. Trainers are mindful of adults who are shy, quiet,  or intimidated and seek to put them at ease.  Obedient  Trainers carry out their assigned responsibilities to the best of their ability. Trainers adhere to the  recommended BSA policy or procedure.  Cheerful  Trainers display a cheerful attitude, even when dealing with difficult situations or people. Trainers  always remain cool and professional, even when under stress.  Thrifty  Trainers make valuable use of their assigned time. Trainers never waste their participants’ valuable  training time. Trainers prepare to provide the best training experience possible. Trainers seek to make  the best use of their materials, handouts, and resources.   

The Trainer’s EDGE    

Handout 77