Was weg ist, ist weg - IntegralStiftung

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AKZENT  |  53 Pflichten der Pensionskassen bei Kapitalauszahlungen Was weg ist, ist weg Die materielle Prüfung von Kapitalauszahlungsbegehren sorgt ...

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Pflichten der Pensionskassen bei Kapitalauszahlungen

Was weg ist, ist weg Die materielle Prüfung von Kapitalauszahlungsbegehren sorgt bei den Vorsorgeeinrichtungen nur selten für grössere Sorgenfalten. Weitgehend klar ist zudem, ­welche Unterlagen für den Check eines Gesuchs einzufor­ dern sind. Die eigentlichen Fallstricke lauern meist bei den Formalitäten, weniger bei den materiellen Anspruchsvoraussetzungen. IN KÜRZE

Die Vorsorgeeinrichtung muss ­prüfen, ob die formellen Voraus­ setzungen für eine Kapitalaus­ zahlung erfüllt sind. Insbesondere gefälschte Unterschriften sind zu identifizieren.

Kapitalauszahlungen sind heikel. Vorsor­ gegelder verlassen dabei den Vorsorge­ kreislauf. Was einmal weg ist, findet nur schwerlich den Weg wieder zurück. Schlimmstenfalls müssen Zahlungen ein zweites Mal ausgelöst werden. Der Massstab an die Sorgfaltspflicht ist im Bereich der Kapitalauszahlungen sehr hoch angesetzt. Diesem Umstand trägt in der Regel auch das interne Kon­ trollsystem (IKS) mit adäquaten Kon­ trollmechanismen Rechnung. Verschie­ dene Gerichtsfälle haben in den letzten Jahren dazu geführt, dass Vorsorgeein­ richtungen (VE) Kapitalauszahlungen heute genauer prüfen. Formelle Voraussetzungen Allen Kapital- beziehungsweise Bar­ auszahlungsgründen sind folgende for­ melle Voraussetzungen gemein: a) Be­ gehren um Kapitalauszahlung; b) schrift­ liche Zustimmung des Ehegatten oder des eingetragenen Partners. Ob die formellen Voraussetzungen er­ füllt sind, ist jeweils von der Vorsorgeein­ richtung zu prüfen. Das Begehren der versicherten Person muss nicht zwingend in schriftlicher Form erfolgen. Es genügt ein ausdrücklicher Antrag. Das Baraus­ zahlungsbegehren kann somit auch mündlich ausgesprochen werden. Mehr noch: Das Begehren muss nicht einmal zwingend durch die versicherte Person selbst gestellt werden. Eine bevollmäch­ tigte Person kann dieses Gesuch stellver­ tretend einreichen.1 Bei Stellvertretung 1

Simone Piali Geschäftsführer IntegralStiftung

Vgl. BGE 135 I 289. Die diesbezügliche Rechtsprechung bei Barauszahlungen im Freizügigkeitsfall gilt analog für die übrigen Kapitalauszahlungen, auch wenn formlose Gesuche in der Praxis wohl nur sehr selten anzutreffen sind.

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sollte die VE darauf bestehen, dass ihr eine entsprechende Vollmacht mit Origi­ nalunterschrift zugestellt wird. Bei verheirateten Ehegatten und Per­ sonen in eingetragener Partnerschaft ist eine Kapitalauszahlung nur dann zuläs­ sig, wenn die schriftliche Zustimmung des Ehegatten oder Partners vorliegt.2 Die VE sind gut beraten, wenn sie für diese Unterschrift eine notarielle Beglau­ bigung verlangen. Damit können zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen wer­ den: Der Unterschrift kommt eine er­ höhte Beweiskraft zu, und sie darf von der VE als wahr beziehungsweise unver­ fälscht eingestuft werden. Dies ist vor allem für VE wichtig, die ihre Akten elektronisch archivieren und keine Ori­ ginaldokumente aufbewahren. Ein besonderes Augenmerk ist in die­ sem Kontext auch auf den Zivilstand zu richten. Erfahrungsgemäss sind die An­ gaben zum Zivilstand der versicherten Person nicht immer auf dem neusten Stand. Anträge auf Kapitalauszahlung infolge Pensionierung beispielsweise werden schon Jahre im Voraus gestellt. Nur, wer garantiert, dass die versicherte Person beim Bezug des Kapitals immer noch mit derselben Person verheiratet oder registriert ist? Sind die antragstel­ lenden Singles bei Kapitalbezug auch tat­ sächlich noch Singles? Im Zweifel emp­ fiehlt es sich, einen Zivilstandsnachweis einzufordern. Beide Formalitäten, beglaubigte Unterschrift und Zivilstandsnachweis, 2

Mit Inkrafttreten der neuen Vorschriften über den Vorsorgeausgleich per 1. Januar 2017 ist die schriftliche Zustimmung des Ehe­ gatten oder des eingetragenen Partners für sämtliche Kapitalauszahlungsbegehren zwingend vorgesehen.

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sollten sinnvollerweise zeitnah3 zur Kapi­ talauszahlung erbracht werden. Aufbewahrungspflichten Im Umfang der Kapitalauszahlungen erlöschen sämtliche Ansprüche der ver­ sicherten Person gegenüber der VE. Mit anderen Worten: Der Vorsorgevertrag endet im Umfang des Kapitalbezugs. Dieser Umstand könnte die VE dazu ver­ leiten, die Aufbewahrung der Vorsorge­ unterlagen zu vernachlässigen. Dies ist nicht zu empfehlen. Zum einen mahnen verschiedene höchstrichterliche Urteile, die eine Doppelzahlung für die VE zur Folge hatten, zur seriösen und vollstän­ digen Aufbewahrung der Unterlagen. Zum anderen besteht für VE eine gesetz­ liche Aufbewahrungspflicht. Gemäss Art. 27i BVV 2 sind VE von Gesetzes wegen dazu angehalten, Unterlagen mit wesentlichen Angaben zur Geltendma­ chung von Vorsorgeansprüchen aufzu­ bewahren. Dazu gehören gemäss Geset­ zeswortlaut insbesondere Barauszahlun­ gen sowie Auszahlungen von Vorbezügen für Wohneigentum (Art. 27i Abs.1 lit. c BVV 2). Die Aufbewahrungsfrist beträgt 3

Zum Beispiel frühestens einen Monat vor dem vorgesehenen Kapitalauszahlungstermin.

Die goldenen Regeln Bei Kapitalauszahlungen, gleich welcher Art, ist im operativ-administrativen Bereich mit höchster Sorgfalt vorzugehen. Folgende Grundregeln helfen, Probleme zu vermei­ den: 1. Der Kapitalauszahlungsgrund ist durch schriftliche Dokumente ausreichend be­ legt. 2. Die Unterschrift des Ehegatten oder re­ gistrierten Partners ist amtlich beglau­ bigt. 3. Bei nichtverheirateten oder nichtregis­ trierten Personen liegt ein zeitnaher Zivil­ standsnachweis vor. 4. Auszahlungen erfolgen nur an die berech­ tigte Person selbst. 5. Das IKS berücksichtigt die Anforderungen an eine erhöhte Sorgfalt. 6. Bei Zweifeln oder unvollständiger Doku­ mentation erfolgt keine Kapitalauszah­ lung. 7. Die Dokumente werden nach der Aus­ zahlung mindestens zehn Jahre lang voll­ ständig elektronisch oder in Papierform aufbewahrt.

bis zu zehn Jahre nach Beendigung der Leistungspflicht (Art. 27j BVV 2). Ver­ einfacht gesagt: Unterlagen, die eine Ka­ pitalauszahlung betreffen, sind bis min­ destens zehn Jahre nach der Auszahlung aufzubewahren. Die Unterlagen können, müssen aber nicht in Papierform abgelegt werden. Eine elektronische Datenaufbewahrung setzt allerdings voraus, dass die Daten je­ derzeit lesbar gemacht werden können (Art. 27i Abs. 2 BVV 2). Moderne Doku­ menten-Management-Systeme (DMS) leisten in diesem Zusammenhang wert­ volle Hilfsdienste, welche die administra­ tiven Abläufe vereinfachen. Die Frist für die Aufbewahrung von Dokumenten kann im System erfasst werden, so dass nach deren Ablauf die Dokumente auto­ matisch aus dem laufenden elektroni­ schen Archiv gelöscht beziehungsweise in einen nichtaktiven Dokumentenaufbe­ wahrungsbereich verschoben werden. Elektronische Archivierung Die Digitalisierung ist aktuell in aller Munde, dabei jedoch keinesfalls eine Neuerscheinung. Zukunftsgerichtete Vorsorgeeinrichtungen arbeiten schon seit Jahrzehnten am Ausbau der elektro­ nischen Datenverarbeitung. Zentrales Anliegen ist die digitale Speicherung und Verarbeitung der Informationen. Dazu gehört selbstredend die elektronische Archivierung der Dokumente in einem DMS. Konsequente elektronische Archi­ vierung bedeutet, dass keine parallele Ablage in Papierform mehr geführt wird. Letzteres gilt auch für Dokumente im Zusammenhang mit Kapitalzahlungen. So weit so gut. Am 31. August 2015 erschütterte das Bundesgericht in einem wegweisenden Urteil die «Digitalisierungsjünger», in­ dem eingescannten Dokumenten jegli­ che Beweiskraft bezüglich der Echtheit von Unterschriften abgesprochen wur­ de.4 In diesem Fall ging es um eine Vor­ sorgeeinrichtung, welche die gesamte Kapitalleistung an einen Dritten aus­ zahlte. Dies aufgrund eines von der ver­ sicherten Person unterzeichneten Aus­ zahlungsformulars und einer unterzeich­ neten Vollmacht. Die versicherte Person machte geltend, dass ihre Unterschrift 4

Siehe Bundesgerichtsentscheid 9C_634/2014 vom 31. August 2015.

gefälscht wurde. Das originalunterzeich­ nete Dokument lag nicht mehr vor. Die beweispflichtige VE konnte den Echt­ heitsbeweis der Unterschrift mittels des eingescannten Dokuments nicht erbrin­ gen und war zur erneuten Auszahlung der Kapitalleistung an die versicherte Person gezwungen. Erlebt das «magische»5 Papier in der Dokumentenablage nun seine Renais­ sance? Sind originalunterzeichnete Do­ kumente, zum Beispiel Kapitalauszah­ lungsbegehren, inskünftig wieder in Papierform aufzubewahren? Die Ant­ wort lautet: nicht unbedingt. Bei genau­ erer Betrachtung des Urteils stellt man fest, dass es sich um eine Kapitalauszah­ lung an eine Drittperson und nicht an die anspruchsberechtigte Person selbst handelte. Keine Auszahlungen an Dritte Der Sorgfaltshebel ist darum bei Drittauszahlungen und deren Handha­ bung anzusetzen. Kapitalauszahlungen sollten immer nur auf ein Konto getätigt werden, das auf den Namen der berech­ tigten Person lautet. Auszahlungen an Dritte, selbst bei entsprechend unter­ zeichneten Anweisungen und Vollmach­ ten, sind abzulehnen. Idealerweise er­ folgt die Ablehnung einer Drittauszah­ lung gestützt auf eine reglementarische Bestimmung. n

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In der NZZ vom 24. Mai 2016 trug der Artikel zu diesem Entscheid den Titel: «Elektroni­ schen Dokumenten fehlt die Magie von Papier».

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Les obligations des caisses de pensions lors d’un paiement en espèces

Ce qui est parti, est parti pour de bon L’examen matériel d’une demande de paiement en espèces pose ­rarement des problèmes aux institutions de prévoyance. Elles savent aussi quelles pièces doivent être jointes à une demande pour que ­celle-ci puisse être contrôlée. C’est plutôt au niveau des formalités que dans des conditions matérielles de droit à la prestation qu’il y a certains pièges à éviter. EN BREF

L’institution de prévoyance doit vérifier si les conditions formelles d’un versement en capital sont réunies. Elle doit notamment ­identifier les signatures forgées.

Les paiements en espèces sont délicats, car ils entraînent la sortie des fonds de prévoyance du circuit de la prévoyance. Et une fois partis, il est très difficile de les retrouver. Au pire des cas, les paie­ ments devront être déclenchés une se­ conde fois. La barre est placée très haut en matière de diligence requise pour les paiements en espèces. Le système de contrôle in­ terne (SCI) en tient généralement compte en prévoyant des mécanismes de contrôle appropriés. Un certain nombre de cas dont les tribunaux ont eu à connaître ces dernières années ont incité les institutions de prévoyance (IP) à re­ doubler de prudence avant de déclencher un paiement. Conditions formelles Quels que soient les motifs du verse­ ment d’un capital ou d’un paiement en espèces, les conditions suivantes doivent toujours être remplies: a) demande de versement en capital; b) consentement écrit du conjoint ou du partenaire enre­ gistré. Il incombe à l’institution de pré­ voyance de vérifier si les conditions for­ melles sont réunies. La demande de la personne assurée ne doit pas forcément avoir la forme écrite. Un mandat expli­ cite suffit. Une demande orale de paie­ ment en espèces est admissible. Plus en­ core: la personne assurée ne doit même pas obligatoirement introduire la de­ mande elle-même. Une personne dû­ ment autorisée peut le faire par procura­

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tion.1 Le cas échéant, l’IP devrait insister qu’on lui soumette la procuration corres­ pondante munie d’une signature origi­ nale. Le versement d’un capital à une per­ sonne mariée ou vivant en partenariat enregistré n’est admissible qu’avec le consentement écrit du conjoint ou du partenaire.2 Les IP feront bien d’exiger l’authenti­ fication par-devant notaire de cette si­ gnature. Elles feront ainsi d’une pierre deux coups: la signature aura une plus grande force de preuve et l’IP pourra considérer qu’elle est authentique et non forgée. C’est particulièrement important pour les IP qui archivent tous leurs dos­ sier sur supports électroniques et n’ont pas d’originaux sur papier. L’état civil devra être soigneusement vérifié dans ce contexte. L’expérience montre en effet que les coordonnées des personnes assurées ne sont pas toujours à jour. Par exemple, les demandes de verse­ Cf. ATF 135 I 289. La jurisprudence établie en la matière pour le paiement en espèces de prestations de libre passage s’applique par analogie aux autres versements en capi­ tal, même s’il est sans doute extrêmement rare dans la pratique que les demandes ­soient présentées de cette manière si infor­ melle. 2 Depuis l’entrée en vigueur des nouvelles ­prescriptions sur la compensation de la pré­ voyance au 1er janvier 2017, le consentement écrit du conjoint ou du partenaire enregistré est obligatoire pour toutes les demandes de versement en capital, de quelque nature qu’elles soient. 1

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ment en capital à l’atteinte de la retraite sont formulées des années à l’avance. Alors qui dit qu’au moment du verse­ ment effectif du capital la personne assu­ rée sera toujours mariée ou vivra toujours en partenariat enregistré avec la même personne? Est-ce que les personnes céli­ bataires qui avaient fait la demande sont toujours célibataires? Pour en avoir le cœur net, mieux vaut demander une at­ testation d’état civil. Les deux formalités, la signature ­authentifiée et l’attestation d’état civil, devraient évidemment être présentées dans un délai aussi rapproché que pos­ sible3 du versement en capital. Obligations de conservation Toutes prétentions de la personne as­ surée à l’endroit de l’IP s’éteignent à concurrence des versements de capital effectués. En d’autres termes: le contrat de prévoyance prend fin à hauteur du capital versé. De ce fait, l’institution de prévoyance pourrait être tentée de négli­ ger la conservation des documents rela­ tifs à la prévoyance. Nous le déconseil­ lons vivement! Différents arrêts du tribu­ 3

Par exemple au plus tôt un mois avant la date prévue du paiement en espèces.

Les règles d’or Les paiements en espèces, de quelque na­ ture qu’ils soient, commandent une extrême prudence au niveau opérationnel et admi­ nistratif. Les règles fondamentales suivan­ tes contribuent à éviter des problèmes: 1. Le motif du paiement en espèces est ­suffisamment documenté par des pièces écrites. 2. La signature du conjoint ou du partenaire enregistré a été authentifiée par-devant notaire. 3. Pour les personnes non mariées ou non enregistrées, une attestation d’état civil actuelle a été produite. 4. Les paiements sont seulement transférés directement à l’ayant droit lui-même. 5. Le SCI tient compte des exigences de diligence accrue. 6. Le paiement en espèces est suspendu en cas de doute ou si la documentation n’est pas complète. 7.  Après le paiement, la documentation complète y relative est conservée pen­ dant dix ans au minimum sur support papier ou électronique.

nal fédéral ayant contraint des IP à payer deux fois sont un argument puissant en faveur de la conservation scrupuleuse de toutes les pièces. En plus, la loi astreint l’IP à garder ces documents. Aux termes de l’art. 27i OPP 2, les IP sont tenues de conserver toutes les pièces contenant des informa­ tions importantes pour l’exercice de droits éventuels des assurés. Sont notam­ ment cités dans le texte les paiements en espèces, de même que les versements an­ ticipés pour l’accession à la propriété du logement (art. 27i al. 1 let. c OPP 2). L’obligation de conserver les documents dure jusqu’à dix ans pour les institutions de prévoyance à compter de la date de versement (art. 27j OPP 2). Formulé plus simplement: les documents relatifs à un paiement en espèces doivent être conservés au moins dix ans à compter du versement. Les documents peuvent être enregis­ trés sur un support autre que le papier, à condition toutefois qu’ils demeurent li­ sibles en tout temps (art. 27i al. 2 OPP 2). Les systèmes de gestion de documents modernes (DMS) sont très utiles dans ce contexte, car ils simplifient les procé­ dures administratives. Le délai de conser­ vation des documents peut être saisi dans le système et une fois ce délai écoulé, on peut automatiquement effacer les docu­ ments dans les archives électroniques courantes ou les migrer dans une zone d’archivage de documents non activée. Archivage électronique La numérisation des documents est actuellement dans toutes les bouches, mais le phénomène n’est pas nouveau. Les institutions de prévoyance tournées vers l’avenir travaillent depuis des décen­ nies au développement du traitement de données, avec pour priorité la mémorisa­ tion et le traitement digitalisés des infor­ mations. L’archivage électronique des documents dans un DMS en fait évi­ demment partie. Un archivage électro­ nique systématique signifie qu’il n’existe plus d’archives papier, y compris en rela­ tion avec les paiements en espèces. Jusque-là, tout va bien. Sauf que le 31 août 2015, un arrêt de principe du tribunal fédéral a profondé­ ment choqué les «disciples de la digitali­ sation» en niant toute force de preuve d’authenticité de la signature à des docu­

ments saisis au scanner.4 Le cas de figure concernait une institution de prévoyance qui avait versé l’intégralité de la presta­ tion en capital à un tiers sur la base d’un formulaire de demande de paiement si­ gné par la personne assurée et d’une pro­ curation également signée. La personne assurée avait allégué que sa signature avait été forgée. L’original du document signé n’existait plus. L’IP qui avait la charge de la preuve avait été dans l’inca­ pacité de prouver l’authenticité de la si­ gnature au moyen du document saisi au scanner et avait dû verser un deuxième paiement en espèces à la personne assu­ rée. Le papier «magique»5 serait-il en train de vivre sa renaissance dans l’archivage? Est-ce que tous les documents portant une signature originale tels que les de­ mandes de paiement en espèces devront de nouveau être conservés sur papier à partir de maintenant? Pas forcément. En analysant l’arrêt de près, on se rend compte qu’il s’agissait d’un paiement en espèces à un tiers et non à l’ayant droit lui-même. Pas de versement à des tiers La prudence est donc de mise pour les versements à des tiers et leur maniement. Les paiements en espèces devraient tou­ jours être transférés exclusivement sur un compte établi au nom de l’ayant droit. Il ne faudrait jamais déroger au principe du non-paiement à des tiers, même si des instructions et des procurations signées demandent le contraire. L’idéal serait de pouvoir fonder le refus de payer à un tiers sur une disposition réglementaire. n Simone Piali

Cf. arrêt du tribunal fédéral 9C_634/2014 du 31 août 2015. 5 Dans son édition du 24 mai 2016, la NZZ avait intitulé le commentaire consacré à cette décision: «Les documents électroniques n’ont pas la magie du papier». 4

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