WeberHaus GmbH & Co. KG - DocuWare

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WeberHaus GmbH & Co. KG Case Study Traumhaus nach Maß Die Idee vom Traumhaus ganz individuell für jeden Kunden mit höchsten Qualitätsansprüchen zu re...

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WeberHaus GmbH & Co. KG Case Study

Traumhaus nach Maß Die Idee vom Traumhaus ganz individuell für jeden Kunden mit höchsten Qualitätsansprüchen zu realisieren, ist das Erfolgsrezept von WeberHaus. Für jedes einzelne Bauprojekt sammeln sich deshalb beim Fertighaushersteller hunderte von Unterlagen. Im zentralen Dokumenten-Pool stehen sie jederzeit für den schnellen Zugriff bereit.

Kein Haus ist wie das andere. Beim Fertighaushersteller WeberHaus aus dem badischen Rheinau-Linx hat jeder WeberHaus GmbH & Co. KG Kunde seine eigenen Wünsche und Vorstellungen vom Traumhaus. Nach intensiven Beratungsgesprächen reifen Branche: sie zum individuellen Bauprojekt. „Fertighaus ist deshalb Baubranche eigentlich ein irreführender Begriff“, betont Stephan Jager, Assistent der kaufmännischen Geschäftsleitung. Standort: „WeberHaus liefert ein Haus mit hohem Vorfertigungsgrad, 77866 Rheinau-Linx jeder Kunde ist dennoch frei in seiner Planung.“ Größten Wert legt das traditionsreiche Familienunternehmen dabei Einsatzbereiche: allerdings auf hochwertige und Ressourcen schonende Auftragszentrum (Projektsteuerung, Bauplanung, Materialien sowie auf eine umweltbewusste Bauweise. Ausstattungsberatung), Materialwirtschaft, Bereits seit der Firmengründung vor 55 Jahren hat das Montagedisposition, Kundendienst Unternehmen dafür Forschung und Entwicklung vorangetrieben, heute ist WeberHaus mit seinen Dokumentarten fortschrittlichen Ideen ein Impulsgeber für E-Mails, Leistungsbeschreibungen, CAD-Pläne, umweltschonende und energiesparende Bauweise. In Bestellanforderungen, Sachen Innovation will WeberHaus ganz bewusst eine Ausstattungsunterlagen, Briefe Vorreiterrolle einnehmen, dem Wettbewerb immer ein Stück voraus sein. Das Bauunternehmen setzt deshalb nicht nur in der Fertigung, sondern auch in der Verwaltung auf neue Technologien. Seit Herbst 2014 unterstützt das Dokumentenmanagement-System DocuWare die Bauprojekte von der Planung bis zur Ausführung.

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Anforderungen und Rahmenbedingungen Vom Vertragseingang bis zur Montage des vorgefertigten Hauses – mit der DMS-Einführung sollte jedes Dokument, das während der Abwicklung eines Bauvorhabens anfällt, gespeichert werden. Ob in E-Mails, Briefen, CAD-Plänen, Leistungsbeschreibungen, Ausstattungsunterlagen oder Bestellanforderungen: Über jedes Projektdetail sollten sich die berechtigten Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen ohne langes Suchen informieren können. Vor dem Einsatz des DMS wurden für jedes Bauvorhaben sämtliche Unterlagen in Papierform in jeweils zwei bis drei Bauakten einsortiert und gleichzeitig als digitale Daten in einem Netzlaufwerk gespeichert. Bei jährlich rund 750 neuen Bauvorhaben waren es immerhin rund 2000 umfangreiche Akten, die von einer Abteilung zur anderen weitergereicht werden mussten.

Die Aufgaben Abbau des Papierarchivs Netzlaufwerk durch DMS ersetzen Zentraler Dokumenten-Pool Revisionssichere Archivierung Integration in SAP

Mit ein Grund für die Entscheidung, ein DMS einzuführen war allerdings der große administrative und zeitliche Aufwand für die Ablage der immer zahlreicher werdenden E-Mails im Windows-Netzlaufwerk und die sehr umständliche Suche nach Dokumenten im WindowsOrdnersystem. „Ziel war ein einheitliches Ablagesystem für alle prozessbeteiligten Mitarbeiter, das mit möglichst geringem Aufwand eine revisionssichere Archivierung aller projektbezogenen Dokumente ermöglicht“, sagt Geschäftsleitungsassistent Jager. Die Mitarbeiter sollten sich wieder stärker auf ihr Kerngeschäft – die Beratung der Kunden und Abwicklung der Bauprojekte – konzentrieren können. Die Funktionalität und benutzerfreundliche Oberfläche des Systems waren deshalb unter anderem ausschlaggebend für die Entscheidung für DocuWare. Ein weiteres wichtiges Kriterium war die mögliche Integration in das SAP-System und nicht zuletzt das gute PreisLeistungs-Verhältnis, so Stephan Jager.

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Die Lösung Mit Beginn des Jahres 2014 wurde das Dokumentenmanagement-System mit einer Eingesetzte Module sechsmonatigen Testphase in der Abteilung Projektleitung gestartet. Zusätzliche Hardware wurde dafür nicht Autoindex benötigt. Die 15 Mitarbeiter dieser Abteilung übernehmen die Projektsteuerung von der Planung bis zur Barcode & Forms Auftragsabwicklung, sie führen jeden Kunden durch sein DocuWare Mobile Projekt, unterstützen ihn bei Baugenehmigung und Finanzierung ebenso wie bei den Details der Ausstattung. DocuWare Import Die Entscheidung, zuerst in dieser kleinen Abteilung zu Smart Connect starten und das Projekt erst nach positivem Feedback Task Manager unternehmensweit auszudehnen, hat sich ausgezahlt, betont Geschäftsleitungsassistent Jager: „Danach konnte MS SQL 2012 DocuWare sehr schnell und mit guter Akzeptanz in allen Abteilungen entlang des Prozesses eingeführt werden.“ Seit Herbst 2014 können bis zu 300 Mitarbeiter in den Bereichen Auftragszentrum, Materialwirtschaft und Kundendienst sowie Disponenten und Bauleiter auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen. Heute arbeiten bis zu 200 Mitarbeiter in den vier Standorten des Unternehmens zeitgleich mit DocuWare. Sämtliche E-Mails, die für ein Projekt relevant sind, werden von den Mitarbeitern ausgewählt und direkt aus Outlook in DocuWare abgelegt, ebenso alle Word- und PowerPoint-Dateien. Auch CAD-Pläne lassen sich bei der Archivierung automatisch verschlagworten; fehlerbehaftete manuelle Eingriffe entfallen dadurch komplett. Bei Bestellanforderungen und Leistungsbeschreibungen, die bei WeberHaus mit einer Konfigurationssoftware erzeugt werden, funktioniert der Ablauf analog. Eine manuelle und damit fehleranfällige Indexierung entfällt. Rund 230.000 Dokumente sind bereits im elektronischen Archiv.

Die Vorteile „In der täglichen Arbeit ist der zentrale Dokumenten-Pool heute für alle eine wichtige Stütze“, sagt Stephan Jager. Die Vorteile So ist ein Projektleiter permanent im Austausch mit dem Kunden, der seine Wünsche und Ideen während intensiver Reduzierte Suchzeiten Beratungsgespräche einbringt. Kunde und Projektleiter kommunizieren über den Planungsstand, die Weniger Papier und damit verbundene Genehmigungen von Behörden, Architektenpläne werden Tätigkeiten besprochen, Ausstattungsdetails festgelegt. Die früher so Mehr Zeit der Mitarbeiter für Beratung aufwändige und zeitraubende Suche nach den dafür notwendigen Dokumenten entfällt. Denn durch die Schneller Kundendienst bei Reklamationen komfortable Suchfunktion von DocuWare genügen wenige Klicks und der Projektleiter hat alle Unterlagen zur Hand. Sobald der Kunde seine Entscheidungen getroffen hat, werden die entsprechenden Werkpläne entworfen, danach die Fertigteile produziert und die Montage des Hauses disponiert. Jede prozessbeteiligte Abteilung von WeberHaus nutzt DocuWare dafür als zentrale Informationsquelle. Auch Prokurist Willi Hofmann begrüßt die Beschleunigung der täglichen Arbeitsabläufe und hebt hervor, dass die Mitarbeiter durch DocuWare mehr Zeit für ihre Kernaufgaben haben. Künftig soll ebenfalls der Bauleiter vor Ort mit seinem Tablet auf wichtige Planungsdetails für die Montage zugreifen können. Wenn dann das Traumhaus innerhalb weniger Tage aufgebaut und an den Kunden übergeben ist, profitiert auch der Kundendienst vom zentralen Dokumenten-Pool. Auf Reklamationen, etwa wegen eines defekten Fensters, kann dieser heute sofort reagieren und schnell das passende Ersatzteil finden. Zuerst nach Ordnern im Archiv zu suchen und sie nach entsprechenden Informationen zu durchforsten, ist Vergangenheit.

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Fazit Die sehr schnelle und zugleich vollständige Anzeige aller Suchergebnisse ist ein großer Vorteil, den die Mitarbeiter aller Abteilungen an DocuWare besonders schätzen. „Es gibt keine persönlichen Informationsinseln mehr, an denen nicht alle teilhaben können“, sagt Stephan Jager. Durch das zentrale Archiv kann heute jeder berechtigte Mitarbeiter – zum Teil von unterwegs – jederzeit auf alle Dokumente zugreifen, die für die Projektabwicklung wichtig sind. Das spart viel Arbeitszeit und macht die Betreuung der Kunden noch intensiver. Die Bereitschaft, innovative Lösungen zu finden, ist bei WeberHaus auch hier lange noch nicht ausgereizt, der Einsatz von DocuWare wird kontinuierlich ausgebaut. Die Integration des SAP-Systems steht derzeit auf der To-Do-Liste. Auch der Einsatz von Workflows ist ein Projekt für die Zukunft, sagt Stephan Jager: „Wir haben viele Ideen, was alles noch machbar wäre.“

„Durch den DMS-Einsatz sind unsere Abläufe – was den Dokumentenfluss angeht – schneller, einfacher und sicherer geworden. Die Mitarbeiter können wieder mehr Zeit in die eigentliche Projektarbeit investieren.“ Willi Hofmann, Leiter Auftragszentrum / Prokurist, WeberHaus

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